Pourquoi mettre en place une charte e-mail dans l’entreprise

Le courrier électronique est le premier media professionnel, mais il constitue aujourd’hui pour toutes les organisations qui l’utilisent une menace au quotidien en matière de :

• 1. responsabilité pénale
• 2. violation de confidentialité
• 3. pertes de productivité
• 4. transmission de virus, saturation de réseaux et pannes
• 5. dégradation de réputation.

1. Responsabilité pénale

Dans la plupart des cas, l’employeur est toujours supposé être responsable de toutes les informations véhiculées à l’intérieur ou vers l’extérieur de son organisation.

Cette menace se réalise à chaque fois qu’un courrier électronique émis contient notamment :

• des propos inappropriés, injurieux, diffamatoires, etc. ;
• des analyses ou avis personnels pouvant engager l’organisation ;
• un virus, ou tout autre fichier pouvant endommager le poste informatique du destinataire.

2. Violation de confidentialité

Que les violations de confidentialité soient intentionnelles ou accidentelles, celles-ci sont dans la majorité des cas imputables aux employés de l’organisation concernée.

L’erreur humaine existe et est courante lors de l’envoi d’emails, où quelques secondes suffisent pour indiquer l’e-mail d’un destinataire et envoyer un message contenant des données confidentielles à la mauvaise personne : homonymie, aide automatisée de saisie des adresses emails conduisant à des erreurs, fatigue, etc.

Quant aux violations de confidentialité intentionnelles, punies par la loi, elles sont régulièrement le fait d’employés en cours de départ de l’organisation.

3. Pertes de productivité

Une étude américaine a démontré que 86% des salariés interrogés utilisaient leur e-mail professionnel pour émettre et recevoir des messages personnels. De la même manière, une étude récente du Gartner Group a révélé que le temps consacré par les utilisateurs à lire des emails internes « non productifs » pouvaient aller jusqu’à 30% du temps consacré à l’utilisation du courrier électronique.

La propagation des spams est un facteur à la fois de baisse de productivité, mais aussi de stress. Que de temps gaspillé à supprimer des messages inutiles, ou a attendre en vain un message supprimé par l’anti-spam automatique…

35 emails est le nombre maximum d’e-mails qu’un professionnel peut raisonnablement traiter en une journée. Faites-vous partie de ces professionnels qui en reçoivent beaucoup plus et qui s’aperçoivent que le courrier électronique est en train de mettre à mal leur productivité ?

Pour toutes ses raisons, l’utilisation du courrier électronique recèle les facteurs de baisse de productivité.

4. Transmission de virus, saturation de réseaux et pannes

Les spams et les mauvaises utilisations personnelles du courrier électronique peuvent saturer les serveurs de messagerie. La possibilité de pouvoir mettre en copie facilement et rapidement plusieurs dizaines de destinataires est pour beaucoup dans ces risques, tout comme la taille des pièces attachées.

Combien de sociétés françaises ont connues de sévères ralentissements de leurs serveurs en juillet 2000, au lendemain de la finale de la Coupe d’Europe, alors que les vidéos des buts de l’équipe de France circulaient de poste en poste dans de nombreuses grosses entreprises ?

Les virus et autres attaques informatiques peuvent également causer d’importantes pertes, pouvant aller jusqu’à aller jusqu’à des interruptions totales de réseau informatique et la perte irrémédiable de données.

5. Atteinte à la réputation et/ou à l’image de marque

Chaque email envoyé est une carte de visite distribuée. Quel que soit le sens véhiculé dans chaque courrier électronique, son contenu représente toujours la société émettrice : cette remarque vaut autant pour les fautes d’orthographe ou l’absence de suivi des règles du bon usage du courrier électronique, que pour les emails contenant des remarques non professionnelles ou déplacées. Dans tous les cas, l’émetteur ne pourra que se faire une mauvaise opinion de l’organisation émettrice.

Le cas le plus célèbre est sans aucun doute la chaîne d’email « Claire Swire », initiée par deux employés d’une firme d’avocat anglaise, Norton Rose, et contenant des propos sexuellement explicites et rapidement diffusés à plus de 10 millions d’internautes dans le monde. Norton Rose étant spécialisée dans le conseil juridique, et les deux émetteurs étant des avocats, il est clair que la réputation de la société a été très sérieusement écornée.

Les cinq points précédents sont autant de bonnes raisons pour mettre en place une charte d’utilisation du courrier électronique dans votre organisation.

Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com