Les différents types de disclaimers e-mail

Les disclaimers peuvent être positionnés en différents endroits sur les e-mails envoyés, peuvent être différents s’ils concernent des messages internes ou externes, ou s’ils sont envoyés par la Direction Financière ou celle des Ressources Humaines. Dans certains cas, ils pourront même être totalement personnalisés.

En en-tête ou en fin d’email ?

Lorsque le disclaimer est positionné en début de message électronique, il a évidemment plus de chance d’être lu que lorsqu’il se trouve en fin de message. Mais il est alors également une gêne pour le lecteur. Le choix entre « en-tête » ou « en fin » dépendra essentiellement du type d’activité de votre organisation, et/ou du service émetteur concerné au sein de votre organisation : un cabinet d’avocat n’a pas les mêmes soucis de confidentialité qu’un fournisseur de chariots élévateurs, une direction des Ressources Humaines n’a pas les mêmes soucis de protection des données envoyées que la hotline informatique.

Lorsque les systèmes informatiques mis en place pour gérer les emails le permettent, il n’est pas rares de voir des disclaimers spécifiques relatifs à la confidentialité, nominatifs (ce message est adressé à Intel), affichés en tête du message électronique, les autres parties du disclaimer s’affichant en fin

Des disclaimers spécifiques par catégories d’utilisateurs ?

La pratique la plus répandue est aux disclaimers uniques, appliqués à tous les utilisateurs d’une même organisation. Il est pourtant très souvent conseillé d’adopter des disclaimers spécifiques par Département ou groupes d’utilisateurs dans l’organisation, qui recèlent de risques juridiques potentiels différents. Ceci est valable particulièrement pour les Départements Finance et Ressources Humaines où la confidentialité doit être extrême, pour le Département des Ventes pour les disclaimers spécifiques relatifs aux données contractuelles (durées de validité des indications chiffrées, validation par contrat écrit séparé notamment), pour tous les utilisateurs envoyant de nombreuses pièces jointes avec des disclaimers étendus sur les risques de contamination par virus informatiques, etc. Enfin, certains managers ou directeurs pourront également, de part leurs fonctions, utiliser des disclaimers personnalisés (notamment en plusieurs langues).

Courriels internes ou externes ?

Si les disclaimers spécifiques sur les risques liés aux virus informatiques ou sur les données contractuelles ne s’adressent qu’aux destinataires externes à l’organisation, les disclaimers relatifs à la confidentialité des informations ou à la responsabilité de l’employeurs sont bels et biens indispensables lors de l’échange de courriers électroniques entre employés de la même organisation. Il n’est en effet pas rare que les poursuites judiciaires contre harcèlement moral mettent en évidence certains échanges d’emails internes agressifs ou offensants. Et pour ce qui concerne la protection des données confidentielles, il paraît évident que tous les courriers électroniques internes émanant des Ressources Humaines (salaires, pourcentages d’augmentation, primes, évaluations de fin d’année, etc.) devront inclure, si possible en en-tête, un disclaimer sur la confidentialité. Le disclaimer interne pourra utilement renvoyer les lecteurs vers la charte Email de l’organisation.

Disclaimers statiques ou dynamiques ?

Un disclaimer aura davantage de poids, sera plus efficace, lorsqu’il pourra s’adapter au contenu du message envoyé. Ceci est bien sûr valable pour les phrases comme « la société n’acceptera aucune responsabilité », qui doit plutôt être rédigée « XYZ Sarl n’acceptera aucune responsabilité ». Mais, lorsque la technique le permet, la personnalisation du disclaimer attaché à un message envoyé pourra aller jusqu’à son adaptation au :

• nom du destinataire
  « Cet email et son contenu sont exclusivement réservés à son destinataire, Monsieur Robert ABC » : un disclaimer à ce point personnalisé incitera très fortement, positionné en tête de message, le réceptionnaire à ne pas le lire si le message ne lui était pas directement destiné, et ne donnera aucun doute possible au lecteur quand au fait qu’il se trouvera dorénavant lié à une obligation de confidentialité.
• nom du supérieur hiérarchique
  Essentiellement appliqué par les Départements des ventes en entreprises industrielles, cette personnalisation permettra, dans un disclaimer spécifique relatifs aux conditions commerciales, de rappeler que « cet employé n’est pas autorisé à conclure des accords contractuels sans la confirmation écrite de Monsieur Jean YXZ ».
• jour de l’envoi du message
  L’insertion de la date du jour d’envoi est utile, en particulier lorsque le disclaimer indique une date de limite de validité pour toutes conditions commerciales.

Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com