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Mettre en place un disclaimer e-mail

Les conseils pratiques

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Comment ajouter des disclaimers dans les e-mails émis ?

1. Sur chaque poste de travail

Le moyen le plus simple, au sein des petites structures, est d'ajouter le disclaimer dans la signature du logiciel d'e-mail utilisé. C'est donc chaque utilisateur qui doit coller ce texte dans son fichier de signature (voir notre page sur la signature des e-mails). L'inconvénient de cette méthode réside dans le fait que le disclaimer de chaque utilisateur est installé sur chaque postes de travail : les mises à jour doivent être faîtes manuellement, poste par poste, et les risques d'erreur existent.
Le logiciel Disclaimer for Outlook permet d'ajouter automatiquement une signature d'entreprise et un logo de société à chaque message que vous envoyez depuis Outlook (450 euros, logiciel téléchargeable en version de démonstration sur ZDNet.fr).

2. Sur les serveurs e-mails

Pour les organisations qui ont la possibilité d'installer les disclaimers directement sur les serveurs d'emails, cette solution devra être privilégiée, car elle est plus rapide et plus sûre.

Les plateformes de courrier électronique utilisent des logiciels différents, qui n'offrent pas toutes les options au niveau de l'ajout de disclaimer. Parmi les offres logiciel, nous avons noté Policy Patrol, de l'éditeur Red Earth Software. Ce logiciel est sans aucun doute le logiciel le plus complet en ce qui concerne l'inclusion de disclaimers pour Microsoft Exchange et Lotus Notes : ils pourront en effet être différents par groupes d'utilisateurs, des disclaimers spécifiques de confidentialité pourront être affichés en tête de message, et la personnalisation complète et dynamique est également possible, tout comme l'ajout d'images. Nec plus ultra : Policy Patrol gère l'accumulation des disclaimers lorsque les messages sont forwardés plusieurs fois de suite au sein de l'organisation. Pour plus d'informations, visitez Policypatrol.com. La société Exclaimer propose également un produit intéressant pour Microsoft Exchange : Exclaimer.com.

Conclusion

Toutes les organisations s'exposent aux risques juridiques à chaque email envoyé. Comme il est largement admis qu'il vaut mieux prévenir que guérir (les stress et les coûts ne sont pas les mêmes !), il est important de considérer les disclaimers d'emails attentivement.

Cependant, les disclaimers doivent s'insérer dans un souci plus vaste au niveau de l'organisation, et il est primordial de doter celle-ci d'une Charte e-mail complète qui sera distribuée, voire signée, par tous les employés. Il sera ensuite important de mettre en place les outils ou procédures de contrôle du respect de cette charte.

Enfin, si les disclaimers sont un bon moyen d'atténuer les risques juridiques présentés dans ce dossier, il est également impératif que votre organisation se dote d'outils performants qui contrôleront dans chaque email reçu ou envoyé l'absence de virus ou de contenus inappropriés (en fonction d'une liste de mots interdits notamment), et qui permettront la mise en quarantaine de fichiers attachés suspects.

quelques exemples de disclaimers e-mail