Solution n°2 : les chartes e-mail

La charte d’utilisation du courrier électronique, ou « Charte e-mail », doit être mise en place dans toutes les organisations ayant mis à disposition de leurs employés l’outil de courrier électronique. Ce document a pour objectif de réduire les risques juridiques auxquels l’organisation émettrice est exposée, mais également de s’assurer du bon usage du courrier électronique d’une manière générale et d’éviter des problématiques de productivité liées à l’utilisation personnelle des e-mails professionnels.

Pourquoi mettre en place une charte e-mail ?

Le premier avantage est d’attirer l’attention de tous les employés sur le fait que l’envoi d’un e-mail recèle de nombreux risques potentiels, et qu’en suivant les règles et conseils d’utilisation de la charte E-mail ils contribueront à protéger efficacement leur employeur.

Le second avantage est que la charte E-mail est un bon outil pour attirer l’attention des utilisateurs sur l’utilisation à des fins personnelles de l’email professionnel.

Troisièmement, puisque « prévenir » ne suffit pas toujours, en cas de litige important relatif, par exemple, au contenu inapproprié d’un email, une charte E-mail peut atténuer grandement la responsabilité de l’employeur. La société WorldCom a pu éviter un procès intenté sur la base de quatre -emails à caractère raciste en prouvant que la Charte E-mail de la société interdisait ce type de contenu, et que l’expéditeur avait été puni rapidement, la Charte E-mail prévoyant que dans ce type de cas toute personne recevant ce type de contenu devait aviser la personne responsable.

La charte email peut faire partie d’une charte d’utilisation plus générale de l’outil informatique et des nouvelles technologies.