Solution n°1 : les disclaimers e-mail

Afficher d'emblée la couleur dans vos courriels constitue une première protection

Ces messages d'avertissement apparaissent aujourd'hui systématiquement à la fin des e-mails émis par les entreprises.

Qu'est-ce qu'un disclaimer e-mail ?

"Ce message et toutes les pièces jointes sont établis à l'intention exclusive de ses destinataires et sont confidentiels. Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d'en avertir immédiatement l'expéditeur" : un disclaimer e-mail est un texte ajouté aux e-mails émis afin d'en atténuer les éventuelles conséquences juridiques pour l'organisation responsable de son émission. A ce souci de respect d'un principe de prudence juridique peuvent s'ajouter des avertissements commerciaux ou marketing, ou la volonté de se conformer à certaines obligations nationales.

Le terme « disclaimer » se traduit correctement en français par « exclusion de responsabilité légale ».

Protection juridique

Dans le cas où vous seriez poursuivi en justice sur la base du contenu d'un e-mail émanant de votre organisation, il n'est pas certain qu'un disclaimer e-mail vous libère de votre responsabilité devant un tribunal. Cependant, il peut aider dans certains cas, y compris sur l'atténuation de votre responsabilité.

Et, plus important, la présence d'un disclaimer dans vos e-mails dissuadera les éventuels personnes qui pourraient rechercher facilement à vous intenter des procès.

Reprenons chacun des risques juridiques identifiés en mettant en avant la pratique du disclaimer d'email :

1. Violation de confidentialité, accidentelle ou intentionnelle
Toute organisation se protège efficacement en indiquant en fin de message envoyé (ou en en-tête pour ce disclaimer spécifique) que le message électronique est adressé à son destinataire exclusivement, et que si tout autre destinataire le reçoit par erreur il ne doit en aucun cas le lire, le copier, le faire suivre, et qu'il se retrouve également lié par cette obligation de confidentialité.
Malgré la présence du disclaimer, l'expéditeur ne sera pas dégagé de sa responsabilité si l'erreur qu'il commet dans l'envoi entraîne une violation d'un engagement de confidentialité auquel il était tenu. Mais c'est dans le cas d'une utilisation par un tiers de l'information reçue par erreur, que le disclaimer pourra jouer, en facilitant la défense de l'émetteur contre l'utilisateur de mauvaise foi, qui pourra être condamné. Enfin, dans le cadre des prises de connaissance frauduleuses (ouverture d'un message dans la boîte de son destinataire légitime, intermédiaire, détournement d'email notamment), l'absence de disclaimer ne couvrira pas la personne indélicate, car nul n'est censé ignorer la loi : article 226-15 du Code Pénal, qui punit d'un an d'emprisonnement et de 45.000 euros d'amende le fait de prendre connaissance frauduleusement (ce qui n'est pas le cas des messages reçus par erreur) de correspondances adressées à des tiers.

2. Transmission de virus informatiques.
En plus de mettre en place un antivirus performant vérifiant les mails entrants et sortants, vous pouvez également avertir, au sein du disclaimer d'email, que les messages envoyés peuvent contenir des virus, et qu'il est de la responsabilité du destinataire de vérifier et de détruire les virus éventuellement reçus.

3. Relations contractuelles
"L'internet ne permettant pas d'assurer l'intégrité de ce message, le contenu de ce message ne représente en aucun cas un engagement de la part de notre société".
Si vous voulez prémunir votre organisation du risque de voir certains employés créer des obligations contractuelles en envoyant des emails, vous pouvez inclure un paragraphe spécifique dans votre disclaimer, en indiquant notamment que tout engagement contractuel doit être confirmé par écrit par le responsable de l'émetteur. Enfin, ce disclaimer spécifique pourra rappeler que toute indication chiffrée inclue dans une proposition commerciale ne sera plus valable au delà de 30 jours.

4. « Negligent Misstatement »
Dans ce cas également, les disclaimers e-mail sont efficaces, en mentionnant que les opinions et analyses inclues dans le message sont personnelles à son émetteur et ne pourraient en aucun cas être imputable à l'organisation émettrice.

5. Responsabilité de l'employeur
Un disclaimer spécifique peut contribuer à atténuer cette responsabilité, en informant notamment sur le fait que l'organisation émettrice a mis en œuvre des actions visant à rappeler à ses salariés que les messages injurieux, obscènes ou diffamatoires sont strictement interdits (notamment en diffusant et explicitant une charte email auxquelles les salariés adhèrent).
Dans ce cas précis de risque juridique, un disclaimer ne pourra qu'atténuer la responsabilité de l'organisation.

En savoir plus : la rédaction et la mise en place de disclaimers e-mail.

Les disclaimers e-mail constituent une première étape dans le dispositif de protection des risques juridiques liés à l'utilisation de l'email. La mise en place de chartes d'utilisation de l'e-mail constitue une deuxième étape primordiale.


Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com

Solution 2 : les chartes e-mail


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Mis à jour le 13/09/2013