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12 astuces incontournables pour Google Agenda

Vous utilisez Google Agenda pour gérer votre emploi du temps ? En connaissez-vous toutes les fonctionnalités ? L’agenda de Google recèle plusieurs fonctionnalités cachées qui facilitent la gestion de votre planning et vous font gagner du temps. Mettez-les en pratique !

Soyez plus efficace

1. Afficher une période précise

Pour afficher les jours (et les événements) d’une période bien précise, vous pouvez utiliser le mini-agenda en haut à gauche. Cliquez sur une date, maintenez enfoncé le bouton de la souris et faites glisser sur une autre date. Le calendrier se modifie alors pour afficher toutes les dates sélectionnées. Pratique !

Période - Google agenda

2. Écourter les réunions

Parce qu’on a toujours un peu de mal à respecter les horaires, Google Agenda propose de créer par défaut des réunions abrégées, de 5 à 10 minutes plus courtes, pour vous permettre d’avoir une marge de manoeuvre et de rester ponctuel. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et sélectionnez Paramètres. A la ligne Durée de l’événement par défaut, cochez l’option Réunions abrégées. Les réunions de 30 minutes se termineront 5 minutes plus tôt et les réunions plus longues seront écourtées de 10 minutes.

3 Utiliser les raccourcis clavier

Pour vous permettre de gérer votre agenda plus rapidement, Google Agenda est doté d’une série de raccourcis clavier. Si tous ne sont pas utiles, certains méritent assurément d’être connus :

c pour créer un événement

t (comme today) pour revenir à la date du jour

d, w, m, x et a (pour day, week, month, custom et agenda) pour basculer à la vue Jour, Semaine, Mois, 4 jours et Planning

j et k (précédent et suivant) pour naviguer entre les dates

Il est également possible d’utiliser les raccourcis classiques Ctrl+z pour annuler la dernière action et Ctrl+p pour imprimer.

Vous trouverez la liste complète des raccourcis clavier dans l’aide de Google Agenda.

Choisissez votre affichage

4. Changer la vue par défaut

Vous préférez accéder directement à une vue par mois ou une vue 4 jours à l’ouverture de Google Agenda ? Changez l’affichage par défaut ! Cliquez sur la roue dentée et sélectionnez Paramètres. A la ligne Vue par défaut, choisissez votre affichage : Jour, Semaine, Mois, 4 jours ou Planning.

5. Étendre la vue 4 jours

Google propose une vue 4 jours, juste à droite de Mois. Il est possible de modifier cette vue et de l’étendre jusqu’à 4 semaines. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et sélectionnez Paramètres.  A la rubrique Vue personnalisée, vous pouvez choisir entre 2 et 7 jours ou entre 2 et 4 semaines.

6. Masquer les plages horaires nocturnes

Labos Pourquoi afficher les plages horaires nocturnes dans votre agenda alors que vous n’avez rendez-vous à ces heures-là qu’avec votre lit ? Cliquez sur la roue dentée et sélectionnez Labos. Activez la fonctionnalité Masquer la matinée et la nuit et cliquez sur Enregistrer. Votre agenda est alors allégé.

7. Accéder directement à une date

Labos Vous désirez vérifier ce que vous faisiez le 3 septembre 2014 ? Ou visualiser directement votre agenda dans 18 mois ? Google vous permet d’accéder directement à une date. Cliquer sur la roue dentée et rendez-vous dans les Labos. Activez alors la fonctionnalité Changement de date puis enregistrez. Une petite boîte de dialogue apparaît alors à droite de l’agenda vous permettant de vous rendre à la date désirée. Dans les Labos, vous pouvez également activer la fonctionnalité Années, qui permet d’afficher un calendrier complet de l’année sélectionnée pour accéder ensuite au jour ou à la semaine de votre choix.

Changer de date - Google Agenda

 

Enrichissez votre agenda

8. Ajouter jours fériés et informations pratiques

Pour compléter votre emploi du temps, Google permet de faire apparaître dans votre agenda les jours fériés, la météo ou les horaires du soleil. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et affichez les Paramètres. Dans l’onglet Agendas, en milieu de page à droite, cliquez sur le lien Parcourir les agendas intéressants. Vous pouvez alors vous « abonner » aux jours fériés de nombreux pays (onglet Vacances), aux calendriers de nombreuses compétitions sportives(comme la Ligue 1, l’English League, la Bundesliga ou la Coupe du Monde de football (onglet Sports), aux horaires de lever et coucher du soleil, aux phases de la lune, à la météo à 4 jours et aux numéros de jour ou de semaine (onglet Plus).

Notez que les numéros de jour et de semaine, ainsi que la météo, s’affichent sous forme d’icônes en haut de chaque journée.

Fêtes et météo

9. Savoir si vos contacts sont occupés

Si vos amis ou collègues de bureau partagent leur calendrier avec vous, vous avez la possibilité de savoir en temps réel s’ils sont disponibles. Activez la fonctionnalité Libre ou occupé dans les Labos. A droite de l’agenda apparaît alors un champ qui vous permet de renseigner l’adresse e-mail de vos interlocuteurs. Sitôt leur adresse entrée, si les personnes partagent leur calendrier avec vous, vous connaîtrez leur statut.

Google Agenda - Libre ou occupé

 

Ne ratez aucun rendez-vous

10. Recevoir votre planning chaque jour par mail

Chaque jour, entre 5 h et 6 h du matin, Google peut vous envoyer par e-mail un récapitulatif de vos rendez-vous. Rendez-vous dans les Paramètres, affichez l’onglet Agendas, puis cliquez sur le lien Modifier les notifications de l’agenda concerné. Cochez la case Planning quotidien puis validez en cliquant sur Enregistrer.

11. Activer les alertes

Au même endroit, vous pouvez décider des notifications envoyées avant chaque évènement pour ne pas que vous le ratiez. A la ligne Notifications relatives à l’événement, cliquez sur le lien Ajouter une notification. Choisissez une notification pop-up pour recevoir une alerte via votre navigateur ou via l’application Agenda de votre smartphone. Ou paramétrez une alerte par e-mail.

12. Consulter son agenda hors-ligne

Si vous consultez Google Agenda sur un ordinateur portable qui n’est pas toujours relié à Internet, vous avez tout intérêt à pourvoir accéder à Google Agenda hors ligne. Il vous faut pour cela utiliser le navigateur Chrome et installer l’extension Google Agenda.

Consultez d’autres astuces

N’hésitez pas à consulter toutes nos autres astuces sur Google Agenda :

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