Vous avez l'impression de passer votre temps à lire et à répondre à vos courriers électroniques ? Vous êtes parfois tenté de baisser les bras et d'ignorer les messages qu'on vous envoie ? Il est peut-être temps de mettre de l'ordre dans votre gestion de l'e-mail. Un peu de discipline, de ménage et d'organisation et vous ne considérerez bientôt plus l'e-mail comme un ennemi quotidien. Suivez nos conseils !

1. Commencez par faire le ménage

Une messagerie, c'est comme un domicile : on s'y sent mieux quand tout est propre et bien rangé. Idéalement, votre boîte de réception devrait être quasi-vide : supprimez ou archivez dans des dossiers thématiques les messages que vous avez déjà lus ou auxquels vous avez répondus. Ne laissez dans la boîte de réception que les messages qui nécessitent une action de votre part.

Tentez par ailleurs de réduire le nombre de courriels que vous recevez. Vous ne lisez plus certaines lettres d'information ? Vous ne participez plus à certaines listes de discussion ? Désinscrivez-vous ! Inutile de collectionner les messages si c'est pour ne pas les lire et les supprimer 3 mois après la réception.

Séparez enfin le courrier personnel du courrier professionnel, en utilisant des boîtes aux lettres dédiées. Vous aurez ainsi l'assurance de ne pas être déconcentré par des messages personnels en plein travail et éviterez des problèmes éventuels avec votre hiérarchie (lire notre page sur l'e-mail personnel en entreprise).

2. Réservez-vous des plages horaires pour l'e-mail

Avec l'e-mail, on est bien souvent tenté d'avoir un oeil constamment rivé à sa boîte de réception. Or, contrairement à ce que l'on pourrait penser, le courrier électronique ne nécessite pas une gestion en temps réel.

Commencez donc par désactiver les notifications d'arrivée des nouveaux messages. Si vous désirez toutefois garder quelques alertes, installez un logiciel de notification intelligent comme EmailTray, qui ne vous avertira que de l'arrivée d'e-mails importants.

Réservez-vous ensuite des plages horaires pour traiter votre courrier. Essayez de ne consulter votre messagerie que 4 fois par jour : par exemple en arrivant au bureau le matin, avant la pause déjeuner, en début d'après-midi ou en fin de journée.

Quant à votre e-mail personnel, une consultation quotidienne devrait suffire. En compartimentant, vous serez nettement plus efficace et n'aurez plus la sensation d'être esclave du courriel.

3. Hiérarchisez les courriels

Tous les e-mails que vous recevez ne sont pas à mettre sur le même plan. Un message de votre supérieur hiérarchique n'a pas la même valeur qu'une lettre d'information professionnelle ou la blague du jour. Et ne doit pas subir le même traitement.

Utilisez donc les règles de messages ou règles de tri de votre messagerie (webmail ou logiciel) pour différencier les e-mails : placez automatiquement les lettres d'information dans un dossier spécial, les notes de service dans un autre.

Ne doivent rester dans la boîte de réception les e-mails que vous jugez prioritaires : ceux qui vous sont personnellement adressés et nécessitent un traitement rapide. Si vous avez du temps, et seulement dans ce cas, vous pourrez consulter les autres messages.

N'hésitez pas non plus à utiliser les drapeaux (ou étoiles) qui vous permettent de marquer pour suivi les messages importants. Vous les mettrez ainsi en évidence pour ne pas les oublier.

Sachez également que vous pouvez installer des extensions qui vous permettront de mieux hiérarchiser et classer vos e-mails. Si vous utilisez Outlook, un détour sur la page les plugins pour Outlook s'impose. Si vous êtes sur Gmail, consultez les plugins pour Gmail.

4. Répondez avec efficacité

Tous les messages n'appellent pas une réponse. Si vous êtes en copie d'un message destiné à d'autres personnes, c'est généralement pour vous tenir informé, pas pour récolter votre avis. Evitez donc de consacrer du temps à une réponse qui n'est pas spécialement attendue et qui ne ferait qu'encombrer la boîte des destinataires. De même, épargnez-vous les messages creux du type "Ok, bien reçu" ou "Merci, bon week-end".

Privilégiez l'efficacité : vos collègues et relations sauront vous le rendre. Ne laissez pas traîner les messages qui nécessitent une réponse de votre part et répondez immédiatement à chaque fois que vous le pouvez.

En cas de pétage de plomb...

Complètement débordé ? Ne vous affolez pas.

Commencez par lire les mails les plus récents. La plupart du temps, les courriers anciens et importants font l'objet d'une relance après une période de non réponse. Et vous vous rendrez compte qu'en commençant par les e-mails les plus récents vous répondrez à l'essentiel des mails anciens.

Et si jamais vous n'en pouvez plus, sachez qu'il y a quelques années, Rafi Haladjian (aujourd'hui PDG de Sen.se) racontait qu'à un de ses retours de vacances, il avait supprimé l'ensemble des e-mails reçus pendant son absence. Avec un argument solide : si des messages vraiment importants ou urgents étaient dans le lot, les expéditeurs ne tarderaient pas à se manifester à nouveau, par e-mail ou par un autre moyen.

Restez zen quoiqu'il arrive !

Des réactions ? D'autres conseils ? Ecrivez-nous !

savoir rédiger un e-mail professionnel

• Envoyer ou lire des e-mails (ou des SMS) de manière compulsive diminuerait deux fois plus les capacités intellectuelles qu'une nuit sans sommeil ou un joint de cannabis ! Les chercheurs de l'institutut de psychiatrie de King's College (Londres) ont même chiffré les dégats : une baisse du quotient intellectuel (QI) de 10 points.
• Aux Etats-Unis, certaines grandes entreprises comme U.S. Cellular ou Intel ont instauré le no-email friday, la journée sans e-mail (le vendredi en l'occurrence). Interdiction formelle de consulter et d'envoyer des e-mails ce jour-là pour être plus efficace et redécouvrir que dans certains cas le téléphone peut être bien plus efficace.
  Pour info : ABC News, WSJ (en anglais)