Savoir rédiger un e-mail professionnel

L’e-mail est devenu aujourd’hui l’un des principaux moyens de communication en entreprise. Savoir adresser des courriers clairs et efficaces est ainsi primordial. N’en reste pas moins que la question la plus importante à se poser avant d’envoyer un courriel est  : l’e-mail est-il le support le mieux adapté pour mon message ? Si vous avez besoin d’une réponse urgente, le SMS est peut-être plus approprié. Si l’objet du message est complexe ou sensible, autant utiliser le téléphone pour apporter toutes les nuances nécessaires et éviter les mauvaises interprétations.

Maintenant, si vous êtes sûr de vouloir utiliser l’e-mail, voici quelques règles à respecter.

1. Choisissez bien les destinataires

Même s’il est tentant avec l’e-mail de mettre la moitié de l’entreprise en copie (pour informer, se couvrir ou nuire), faites preuve de sagesse et réduisez au minimum le nombre de destinataires. Vos collègues vous seront reconnaissants de ne pas encombrer leur boîte de réception et vos prochains messages auront moins de chance de passer inaperçus.

Réfléchissez bien à l’utilisation des champs A, Cc et Cci. Placez naturellement les destinataires principaux dans le champ A. Réservez le champ Cc à ceux qui reçoivent le message « pour information » et dont aucune action n’est attendue. Quant aux destinataires en Cci, ils ne seront connus que de vous. Faites bien attention aux prérogatives de chacun pour ne vexer personne.

Lorsque vous voulez forwarder un message ou ajouter un participant à une discussion, demandez l’autorisation de la ou des personne(s) avec qui vous êtes en contact. Dans la vraie vie, il ne vous viendrait pas à l’idée de laisser un tiers se joindre à une réunion sans l’aval de tous les participants.

Dernière chose : vos supérieurs hiérarchiques ne sont pas forcément intéressés par tous les e-mails que vous envoyez. Mettez-les en copie seulement quand cela se justifie et non pas pour mettre en difficulté vos collègues.

2. Soignez le sujet

Efforcez vous de rédiger correctement le champ SUJET (ou OBJET) de votre message électronique. Rédigez des sujets concis et explicites. Le destinataire doit comprendre immédiatement la teneur de votre message. Il pourra ainsi décider s’il doit l’ouvrir sur le champ ou le mettre de côté pour le lire plus tard, s’il a quelque chose de plus urgent à faire. Evitez donc les sujets insignifiants, genre « question », « information » ou « rendez-vous ».

3. Soyez courtois

Les formules de salutation et de politesse des e-mails sont plus courtes et moins ampoulées que celles du courrier traditionnel.

En début d’e-mail, évitez le Cher / Chère un peu guindé. Si vous ne connaissez pas (ou peu) votre interlocuteur, utilisez Monsieur ou Madame suivi du titre de la personne. Sinon glissez un simple Bonjour, suivi éventuellement du prénom de la personne à laquelle vous vous adressez.

Si vous contactez quelqu’un pour la première fois, rappelez-lui comment vous avez obtenu son adresse e-mail.

A la fin de l’e-mail, la formule de salutation devra être brève. Les expressions Cordialement et Bien à vous se sont aujourd’hui généralisées. Si vous vous adressez à un supérieur hiérarchique, à un recruteur ou à une personne que vous ne connaissez pas, utilisez en revanche des formules plus soutenues, directement inspirées de celles des lettres traditionnelles mais réduites à leur plus simple expression : un adjectif et un mot (Sincères salutations, Salutations distinguées à un subordonné ou Salutations respectueuses à un supérieur hiérarchique).

4. Rédigez des messages clairs

Exprimez-vous clairement et tenez-vous à une idée par paragraphe. N’hésitez pas à faire appel aux puces ou aux tirets pour établir des listes. Vous pouvez utiliser un peu de gras, mais n’en abusez pas. Evitez en revanche tout autre mise en forme (couleurs, smileys, etc.) et restez sobre.

Relisez systématiquement votre message avant de l’envoyer. Pour vous prémunir contre les erreurs de frappe et fautes de Français, utilisez systématiquement le correcteur orthographique proposé par votre messagerie avant d’envoyer l’e-mail.

5. Joignez une signature

N’hésitez pas enfin à insérer systématiquement une signature à la fin de vos messages. Ce texte comprenant l’ensemble de vos coordonnées et un lien vers le site Web de votre entreprise permettra à votre interlocuteur d’en savoir plus et de vous contacter par d’autres moyens de communication (téléphone ou courrier postal).

Ajoutez éventuellement le logo de votre entreprise. Placez également un lien vers votre profil LInkedIn ou Viadeo : ça peut toujours servir.