Attibution de mails et suivi de demande client simplifiée dans une boîte mail groupé : avez vous une solution ?

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Diane
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Attibution de mails et suivi de demande client simplifiée dans une boîte mail groupé : avez vous une solution ?

Message par Diane » 23 nov. 2020 14:40

Bonjour, :)

Je rencontre une difficulté dans une de mes tâches quotidiennes. Je travaille pour un groupe qui fait des travaux dans différents établissements. Une boîte mail a été créée et ces établissements envoient des mails sur cette boîte pour demander un devis, un avis etc...

Je sui chargée de trier les nouveaux mails le mardi matin et déterminer le service concerné (je met une couleur sur chaque mail selon le service). Puis, à chaque réunion de service le mardi après midi je dois dire tous les nouveaux sujets et relancer les anciens (une fois le sujet est terminé j'archive dans un dossier, un dossier = un établissement).

Problèmes :x : tout le monde a accès à la boîte, ce qui est embêtant car lorsque j'arrive le mardi matin, certains mails sont déjà lus et peut être déjà traités (mais je ne sais pas toujours qui l'a fait ni quand ?). Parfois les collaborateurs utilisent l'adresse de la boîte mail groupé pour répondre et donc j'ai une certaine visibilité ("vous avez répondu le...") mais ce n'est pas l'idéal... Et parfois ils utilisent leur adresse professionnelle "personnelle" ce qui est pire.

De plus, je ne trouve pas pratique le fait d'avoir tous les mails classés (par couleur) et pas encore classés ensemble, tout est mélangé et je m'y perd entre toutes les demandes et toutes les réponses en cours ou pas encore traitées...

Savez vous comment je peux faire pour faire au mieux ma mission ? Attribuer les projets aux personnes concernées et simplifier le suivi pour ensuite les archiver une fois terminé ?

Un grand MERCI d'avance ! :D

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