E-mail : 10 mauvaises habitudes dont il est temps de vous débarrasser

Interrogez-vous un instant : depuis quand utilisez-vous l’e-mail ? 5 ans, 10 ans, 15 ans ? Votre pratique du courrier électronique a-t-elle évolué depuis ce temps ? N’avez-vous pas gardé des vieux réflexes datés ou encore développé de mauvaises habitudes ? Il est grand temps de vous débarrasser de quelques travers, qui peuvent susciter l’agacement de vos correspondants, leur faire perdre du temps ou vous empêcher d’être efficace dans la gestion de votre courrier. Nous avons listé 10 mauvaises habitudes dont vous devriez vous défaire si jamais vous les aviez. Vous aurez loisir de réagir et d’en signaler d’autres dans les commentaires.

1. Utiliser un vieux message pour créer un nouvel e-mail

Pour envoyer un nouvel e-mail à un groupe de personnes auquel on a déjà écrit, on peut avoir la tentation d’afficher un ancien échange et de cliquer sur Répondre. Les champs destinataires sont alors automatiquement remplis et l’on est sûr de n’oublier personne. Mauvaise idée pourtant : l’e-mail créé a alors un objet (« Re: [le sujet de l’échange précédent] ») qui n’a rien à voir avec la nouvelle conversation et il reprend le texte de vos anciens échanges. Créez plutôt un nouveau message dans lequel vous indiquerez proprement les destinataires (ce sera peut-être l’occasion d’ajouter de nouveaux contacts à votre carnet d’adresses ou de créer des listes de diffusion) et rédigerez un sujet pertinent. Au pire, si vous gardez cette mauvaise habitude, supprimez systématiquement le sujet et le contenu du message.

2. Oublier de changer le sujet d’un message

Les conversations de groupe par e-mail peuvent souvent dériver et aborder des thèmes qui n’ont pas toujours un lien avec le thème de départ. Prenez donc l’habitude de changer le sujet du message à chaque fois que l’objet de la conversation change. Cela vous permettra d’identifier facilement vos échanges dans le futur, de rendre les recherches plus faciles et d’en faciliter l’accès à des personnes extérieures.

3. Envoyer des réponses d’un mot ou d’une ligne

Répondre à un e-mail avec un simple « Merci », « OK » ou « Bien reçu » n’a jamais fait avancer le schmilblick. Si une courte réponse n’apporte rien à une conversation, abstenez-vous : vous n’êtes pas obligé de répondre à tous les e-mails. Vos correspondants vous seront d’ailleurs reconnaissants de ne pas encombrer leur boîte de réception avec des réponses insignifiantes.

4. Utiliser les accusés de réception

A quoi bon vous assurer que votre destinataire a bien ouvert votre message ? Cela vous est-il vraiment indispensable ? Les accusés de réception (ou confirmation de lecture) sont une pratique d’un autre âge et agacent la plupart des destinataires qui se sentent fliqués. D’ailleurs peu de webmails gèrent cette fonctionnalité aujourd’hui. Si vous voulez-vous assurer que votre correspondant a bien reçu un message important, doublez l’envoi d’un SMS ou passez un coup de fil.

5. Abuser de la copie

Luttez contre la tentation de mettre tout le monde en copie (simple ou cachée) pour le moindre échange. Ne mettez un destinataire en copie que s’il a voulu être informé ou qu’il doit absolument l’être. Au boulot, évitez surtout de mettre en copie la hiérarchie pour mettre la pression sur un collègue ou vous couvrir. Vous transformeriez, comme le disent les anglophones, la Carbon copy (copie carbone) en Cowards copy (copie des lâches).

6. Laisser la boîte de réception se remplir

Sur Internet comme dans la vie réelle, une boîte aux lettres normale est une boîte aux lettres vide. Vous pouvez garder quelques messages en souffrance dans votre boîte de réception, mais faites en sorte que leur nombre ne dépasse pas la trentaine. Prenez l’habitude de supprimer ou d’archiver les messages que vous avez lus et qui ne demandent aucune action de votre part. Vous pourrez alors vous concentrer sur les nouveaux messages et augmenterez votre efficacité.

7. Relever les messages en temps réel

Sauf si vous ne recevez que quelques e-mails par jour, évitez d’être averti de l’arrivée des e-mails en temps réel. Désactivez les notifications push, abandonnez la relève des messages toutes les 5 minutes et planifiez-vous des rendez-vous réguliers avec votre messagerie plusieurs fois par jour – le matin en arrivant au boulot, après la pause déjeuner et le soir avant de partir, par exemple. Vous subirez ainsi moins de stress et votre concentration au travail n’en sera que meilleure. Et dites-vous bien que si un e-mail nécessite une réponse urgente, votre interlocuteur trouvera d’autres moyens de vous contacter.

8. Continuer à utiliser le serveur POP

Vous relevez votre courrier via un logiciel de messagerie ? Etes-vous bien sûr d’utiliser le bon protocole (IMAP) et de ne pas continuer à utiliser l’antédiluvien protocole POP ? A l’inverse de l’IMAP, POP ne permet pas de synchroniser les dossiers de courrier sur tous les supports, web et mobile. Vérifiez donc dans votre logiciel de messagerie que vous utilisez bien le protocole IMAP de votre messagerie.

9. Avoir un mot de passe trop simple

Pourquoi utilisez-vous encore des mots de passe que n’importe quel hacker ou proche peut trouver ou deviner ? Répétons-le encore une fois : pour être un minimum fiable, votre mot de passe doit contenir au minimum des chiffres et des lettres, majuscules et minuscules. Evitez d’utiliser dans votre sésame votre année de naissance : aujourd’hui, tout le monde (ou presque) la connait.

10. Utiliser l’e-mail à tout-va

L’e-mail n’est pas l’alpha et l’oméga de la communication. Pour discuter, pour envoyer de l’information et des documents, pour partager une idée et avoir des retours, pour planifier un événement ou manager une équipe, l’e-mail n’est pas toujours le moyen de communication idéal. Posez-vous donc toujours la question : est-ce que ne serait pas plus rapide ou efficace si je décrochais mon téléphone ou envoyais un SMS ?