12 astuces pour booster votre productivité dans Outlook

Vous recevez une grande quantité de messages chaque jour et avez l’impression de passer vos journées devant Outlook ? Peut-être est-il temps de mettre à profit les fonctionnalités du logiciel de messagerie conçues pour vous faire gagner du temps. Voici 12 astuces à connaître absolument pour une gestion de vos e-mails plus rapide et plus efficace dans Outlook.

1. Insérer des blocs de texte enregistrés

Si vous utilisez souvent les mêmes expressions dans vos messages ou communiquez régulièrement les mêmes informations, la fonctionnalité QuickPart d’Outlook est faite pour vous. En vous permettant d’insérer dans vos e-mails des petits morceaux de texte enregistrés, QuickPart vous fera gagner un temps fou.

Pour créer un QuickPart, sélectionnez le bout de texte que vous souhaitez réutiliser, affichez le ruban Insertion et cliquez sur la commande QuickPart. Sélectionnez alors Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. Dans la fenêtre qui s’affiche, donnez un nom explicite à votre bloc de texte et cliquez sur OK.

Une fois enregistré, votre bloc de texte sera accessible via la commande QuickPart : il vous suffira de cliquer sur son aperçu pour l’insérer dans vos messages.

2. Créer vos propres modèles de message

Vous voulez des e-mails bien présentés, reprenant la charte graphique de votre entreprise ou des mises en pages spécifiques ? Vous avez tout intérêt à créer des templates. Dans Outlook, il vous suffit de composer un message type, puis de l’enregistrer (ruban Fichier puis Enregistrer sous) au format Modèle Outlook (*.oft). Pour l’utiliser, cliquez sur le bouton Nouveaux éléments dans le ruban Accueil, sélectionnez Autres éléments puis Choisir un formulaire. Vous trouverez votre modèle dans la section Modèles dans le fichier système.

3. Utiliser les actions rapides

Si vous êtes amené à effectuer régulièrement les mêmes opérations – faire suivre un message à un collègue ou inviter un groupe de personnes à une réunion par exemple -, les actions rapides vous permettront de gagner un temps précieux. Vous trouverez une liste d’actions prédéfinies dans la partie centrale du ruban Accueil :  déplacer un message dans le dossier pêle-mêle, transférer au responsable, créer un message d’équipe, marqué comme terminé, répondre et supprimer.

La première fois que vous utilisez une de ces actions, Outlook vous demande de préciser quelques informations (l’adresse e-mail de votre responsable ou des membres de votre équipe par exemple). Vous pouvez aussi, en cliquant sur Créer (ou en actionnant la petite flèche dans le coin inférieur droit du cadre), définir votre propre action rapide. et lui associer une icône et un raccourci clavier.

4. Programmer l’envoi d’un message

Vous avez tous les éléments pour rédiger un message, mais celui-ci ne peut être envoyé qu’en fin de journée ou le lendemain ? Rédigez donc votre e-mail dès maintenant et programmez son envoi. Il vous suffit pour cela, dans le ruban Options du message de cliquer sur la commande Différer la livraison, puis de préciser l’heure et la date d’envoi. Vous pouvez ensuite cliquer comme d’habitude sur Envoyer.

5. Créer instantanément un message ou un rendez-vous

Vous alternez sans arrêt entre les vues courrier, agenda et carnet d’adresses pour créer de nouveaux messages, rendez-vous et contacts ? Dans Windows 7, 8 et 10, vous pouvez vous épargner les va-et-vient.

Cliquez simplement du bouton droit de la souris sur l’icône Outlook dans la barre de tâches de Windows et sélectionnez l’une des actions rapides proposées dans la jumplist : Nouveau message électronique, Nouveau rendez-vous, Nouvelle réunion, Nouveau contact ou Nouvelle tâche.

Prenez l’habitude d’utiliser ces raccourcis, vous ne le regretterez pas !

6. Transformer un e-mail en rendez-vous ou en tâche

Un message appelle de votre part une action ou précise une invitation ? Transformez-le en un clic en une tâche ou un rendez-vous. Pour cela, glissez et déposez le message vers l’icône Calendrier ou l’icône Tâches (en bas à gauche), selon que vous voulez en faire. Vous n’avez plus qu’à compléter les informations et à valider.

7. Filtrer les messages

Pour retrouver facilement un message, prenez l’habitude d’utiliser le filtre d’affichage. Tapez ainsi votre requête dans le champ en haut des listes de messages : Outlook vous affiche instantanément les messages correspondant à votre recherche. A droite du champ de recherche, vous pouvez préciser sur quelle boîte s’effectue la recherche : dossier actuel, boîte aux lettres actuelle ou toutes les boîtes aux lettres.

Lorsque le champ de recherche est actif, la barre de commandes affiche des options pour restreindre la requête, par exemple aux messages contenant une pièce jointe ou envoyés à une certaine période. Cliquez sur la commande Plus pour accéder à toutes les options disponibles.

8. Créer un dossier pour vos recherches courantes

S’il vous arrive souvent d’effectuer les mêmes recherches dans votre courrier, vous pouvez vous simplifier la vie en créant des dossiers de recherche.

Dans le volet des dossiers, sélectionnez l’entrée Dossiers de recherche, cliquez du bouton droit de la souris puis sélectionnez Dossier de recherche. Vous êtes alors invité à choisir parmi une liste de recherches prédéfinies (messages non lus, émanant de contacts spécifiques, avec pièces jointes, etc.). Vous pouvez aussi utiliser vos propres critères en cliquant sur Créer un dossier de recherche personnalisé. Le nouveau dossier de recherche ainsi créé apparaîtra dans le volet de gauche et affichera les résultats de la recherche. Vous pourrez le renommer en cliquant dessus du bouton droit de la souris.

9. Trier les messages ou les mettre en valeur

Pour désengorger votre boîte de réception ou faire ressortir les messages importants, vous pouvez utiliser les règles de message. Celles-ci vous permettent de déplacer automatiquement les messages ou de modifier leur mise en forme. Cliquez du bouton droit de la souris et sélectionnez Règles puis Créer une règle… Vous pouvez alors préciser les critères de sélection et définir les actions : créer une alerte, assigner une catégorie, déplacer le message, démarrer une application, etc.

10. Assurer le suivi d’un message

Si un e-mail nécessite une attention particulière de votre part, une réponse ou une relance, vous avez la possibilité de le marquer pour suivi (follow-up en anglais). Il suffit pour cela de cliquer de cliquer sur le drapeau gris correspondant au message dans la liste (ou d’utiliser le bouton Assurer un suivi dans la barre de commandes d’Outlook). Pour préciser le moment du rappel, cliquez du bouton droit de la souris sur le drapeau et choisissez votre date. Les éléments marqués apparaissent également dans la barre des tâches, dans le calendrier et dans l’affichage Tâches d’Outlook.

11. Nettoyer une conversation

Les échanges qui s’éternisent sont parfois difficiles à suivre. Pour vous permettre d’y voir plus clair, Outlook dispose d’une fonction de nettoyage des conversations : il analyse l’ensemble d’un échange et détruit les messages redondants (ceux dont le contenu est cité à l’intérieur d’autres messages). Cliquez pour cela sur le sujet de la conversation du bouton droit de la souris et sélectionnez Nettoyer la conversation. Notez que dans la barre de commandes d’Outlook, le bouton Nettoyer vous permet de balayer toutes les conversations d’un dossier (fonction disponible à partir d’Outlook 2010).

12. Ignorer une conversation

De la même façon, si vous êtes dans la boucle d’un interminable échange qui ne vous intéresse pas, vous pouvez zapper complètement la conversation. Cliquez sur un email de la conversation du bouton droit de la souris et sélectionnez Ignorer. Le message et les suivants iront directement dans la corbeille.