Effectuer un mailing personnalisé avec Outlook

Pour un événement exceptionnel ou pour entretenir une relation, il est parfois utile d’adresser des e-mails personnalisés à un ensemble de contacts. A partir d’une simple base de données, qui peut être votre carnet d’adresses habituel, Outlook et Word vous permettent de générer des courriels personnalisés. A vous les joies de l’emailing !

Ouvrez Microsoft Word et affichez l’onglet Publipostage. Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Messages électroniques.

Cliquez ensuite sur le bouton Sélection des destinataires. Si vous utilisez la liste de contacts Outlook pour le mailing, optez pour Sélectionner à partir des Contacts Outlook…

Vous pouvez aussi utiliser un fichier structuré, un tableau incorporé dans un document Word ou un fichier Excel. Sélectionnez alors l’option Utiliser la liste existante… pour sélectionner votre fichier.

Rédiger le message type

Vous pouvez ensuite rédiger votre e-mail type.

Pour insérer une formule de politesse personnalisée, cliquez sur le bouton Formule d’appel dans le ruban.

Word affiche alors une fenêtre qui vous permet de sélectionner votre formule et de voir si les champs de votre base sont correctement utilisés.

Dans la section Aperçu, faites défiler les premières entrées de la liste des destinataires pour vérifier que rien ne cloche.

Si Word n’a pas fait les bonnes associations, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs. Vous pouvez alors indiquer pour chaque champ important (Prénom, Nom, Adresse 1, Adresse 2, Ville et Code postal essentiellement) la composante du fichier à utiliser (First_Name, Last_Name, Home_Street, Home_City, Home_Postal_Code par exemple). Quand vous avez terminé, cochez l’option Mémoriser cette correspondance pour ce jeu de données sur cet ordinateur, cliquez sur le bouton OK et vérifiez que les champs sont correctement renseignés.

Si tout est bon, cliquez sur OK pour valider.

Votre e-mail type contient alors la mention «FormuleAppel», qui sera remplacée par les prénoms et noms de vos correspondants à l’envoi.

Insérer d’autres champs

Vous pouvez insérer dans votre message n’importe quelle autre information contenue dans votre base de données. Cliquez pour cela sur bouton Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ désiré.

Insérer des parties conditionnelles

Vous avez également la possibilité de faire figurer sous conditions (la personne a des enfants, c’est un client de longue date, etc.) certaines portions de votre texte.

Cliquez pour cela sur le bouton Règles (attention, l’intitulé du bouton peut ne pas apparaître si la fenêtre de Word n’est pas assez large) et choisissez Si… Alors.. Sinon…

Vous pouvez alors définir la condition et les textes qui s’affichent dans les différents cas.

Envoyer le message

Une fois le message rédigé, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats. Word vous affiche le message tel qu’il sera reçu pour le premier destinataire de la liste. Faites défiler les destinataires grâce aux commandes située à droite du bouton.

Si le résultat vous convient, cliquez en haut à droite sur le bouton Terminer & fusionner puis choisissez Envoyer des messages électroniques.

Vous pouvez alors sélectionner à la ligne À le champ correspondant à l’adresse du destinataire, taper l’objet du message.

Cliquez sur OK. Le mailing est alors envoyé.