Créer des règles de messages dans Outlook.com / Hotmail

Pourquoi donc tous vos messages entrants devraient-ils obligatoirement atterrir indistinctement dans la boîte de réception Outlook.com ? Si vous êtes abonné à des listes de diffusion ou des lettres d’information (la lettre d’Arobase.org par exemple), il peut être pratique de ranger les messages dans des dossiers spécifiques ou de les envoyer directement à la corbeille. Pour cela, Outlook.com vous offre la possibilité de définir des règles de messages (ou filtres, ou règles de tri).

Utiliser la fonction Ranger

La façon la plus simple de créer une règle de tri est d’utiliser le lien Ranger de la barre de commande. Sélectionnez un message puis cliquez en haut de la page sur Ranger. Une fenêtre apparaît alors.

4 choix sont alors disponibles :

• supprimer ou archiver (choisissez grâce à la liste déroulante) tous les messages de l’expéditeur sélectionné dans la boîte de réception
• supprimer ou archiver les messages et futurs messages de l’expéditeur
• ne garder que le dernier message de l’expéditeur et supprimer ou archiver tous les autres
• supprimer ou archiver les messages datés de plus de 10 jours

Faites votre choix puis cliquez sur le bouton Ranger. Outlook.com entame alors le ménage et supprime ou archive tous les e-mails ayant le même expéditeur dans le dossier que vous avez indiqué.

Notez que la fonction Planifier le nettoyage autrefois disponible par la commande Ranger a disparu.

Pour créer, modifier ou supprimer une règle de tri

Pour gérer les règles de tri, cliquez sur la roue dentée en haut à droite d’Outlook.com et sélectionnez Options.

Affichez ensuite la rubrique Règles de boîte de réception et de rangement (dans la section Courrier > Traitement automatique).

Dans l’ancienne version d’Outlook.com, cliquez sur la roue dentée en haut à droite d’Outlook.com et sélectionnez la commande Gérer les règles.

La liste des règles en activité apparaît alors, organisée en 2 sections : Règles de boîte de réception et Règles de rangement.

Les règles de boîte de réception s’appliquent dès l’arrivée des messages. Elle vous permettent de classer ou d’identifier directement les messages.

Cliquez sur le bouton + (Ajouter) pour créer une nouvelle règle de tri.

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous êtes invité à donner un nom à votre nouvelle règle puis à définir les conditions (ou critères) qui vont permettre de sélectionner les e-mails concernés par votre nouveau filtre. Au choix, vous pouvez identifier un e-mail par l’adresse ou le nom de l’expéditeur, l’objet du message ou les destinataires placés dans les champs À ou CC.

Vous devez ensuite préciser les actions associées à ces messages : déplacement dans la boîte de réception ou tout autre dossier, ou bien encore suppression du message, ajout d’un indicateur ou transfert à une autre adresse e-mail.

Vous pouvez enfin ajouter des exceptions à vos conditions initiales.

Laissez cochée la case Ne plus traiter de règles si vous désirez qu’aucune autre règle ne s’applique ensuite à votre message.

Votre règle définie, cliquez en haut à droite sur le bouton OK.

Outlook.com vous récapitule alors les règles existantes. Vous pouvez les éditer (icône en forme de crayon), les supprimer ou modifier leur ordre d’application (via les flèches).

Dans la seconde section, Règles de rangement, Outlook.com récapitule les règles que vous avez crées via la commande Ranger décrite plus haut). A cet endroit, vous ne pouvez que supprimer ces dernières.