Ne laissez pas l’e-mail gâcher vos vacances !

Dans quelques heures, quelques jours ou quelques semaines, vous serez les doigts de pied en éventail sur la plage à siroter un cocktail ou, affalé dans un hamac, plongé dans le best-seller littéraire de l’été. Eh oui, c’est enfin l’heure des vacances ! Des vacances pour vous, oui, mais pas pour vos e-mails ! Pendant votre absence du bureau, les messages continueront à s’accumuler dans votre boîte de réception. C’est le revers de la médaille : si l’e-mail vous permet d’être productif à tout moment et en tout lieu, il ne vous lâche jamais tout à fait.

Comment donc gérer vos e-mails quand vous partez en vacances ? Devez-vous couper complétement le cordon, consulter votre boîte mail une fois par jour histoire d’avoir l’esprit tranquille ou garder votre smartphone constamment à portée de main pour ne rien rater ? Selon une étude Randstad Workmonitor, 43 % des salariés français estiment devoir rester joignables par téléphone et e-mail pendant leurs congés. Mais c’est en fait à chacun de trouver la bonne distance.

Quelle attitude adopter ? Que mettre en œuvre pour rester le plus zen possible ? Voici nos conseils.

Pour plus de sérénité : anticipez !

Quelle que soit la stratégie que vous allez adopter pendant vos vacances, vous devez préparer votre départ. Voici quelques solutions à mettre en place pour avoir la paix.

1. Activez le message d’absence du bureau

Faites savoir à vos correspondants que vous êtes en vacances : cela vous épargnera les relances inutiles et d’éventuels malentendus. N’oubliez pas d’indiquer les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence.

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2. Déléguez la gestion de votre courriel

Si vous en avez la possibilité, déléguez vos e-mails à un assistant ou à un collègue à qui vous faites confiance. Certaines messageries le permettent aisément. C’est notamment le cas d’Outlook (configuré avec un compte Exchange) ou de Gmail.

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3. Convenez d’un « bat signal »

Quand Gotham City est en danger, on appelle Batman en projetant une image de chauve-souris dans le ciel. Vous n’êtes pas super héros (quoique), mais vous pouvez tout à fait convenir avec vos collègues de travail d’un moyen de vous contacter en situation de crise (le SMS par exemple fait parfaitement l’affaire). Il y a de fortes chances que ce « bat signal » ne soit pas utilisé, mais le fait de savoir que vous pouvez être contacté rapidement en cas d’urgence tranquillisera tout le monde et vous évitera d’être collé en permanence à votre messagerie.

Stratégie numéro 1 : déconnecter complètement

Il y a 2 écoles concernant l’e-mail en vacances. La première voudrait que vous coupiez toute communication concernant votre travail, qu’elle soit via e-mail ou téléphone. C’est une stratégie très efficace : vous avez la garantie de ne pas être dérangé pendant vos vacances. En revanche, elle vous expose à un sérieux coup de bambou à votre retour. Vous risquez en effet de retrouver une boîte mail pleine à rabord.

Vous aurez alors 2 possibilités:

• soit effectuer un grand tri pour vider votre boîte (lire à ce propos notre article : Retour de vacances : 5 conseils pour reprendre en main votre messagerie)
• soit effacer l’intégralité des messages reçus pendant votre absence. Ne souriez pas, cette solution a de plus en plus la cote. Certaines sociétés, comme Daimler, la proposent mhttps://www.arobase.org/productivite/retour-de-vacances.htmême en option à leurs employés. Bien entendu, si vous optez pour cette solution, n’oubliez pas de prévenir vos correspondants, via votre message d’absence, que leur courrier sera détruit.

Stratégie numéro 2 : consulter avec parcimonie

Cette seconde méthode consiste à consulter régulièrement ses e-mails pour garder un œil sur ce qui se passe au boulot, gérer les situations qui ne peuvent attendre ou maintenir votre boîte de réception à flot.

Consultez votre boîte chaque matin

Accordez-vous chaque jour un temps pour vos e-mails, par exemple tôt le matin quand tout le monde dort encore ou émerge. Astreignez-vous à ne pas consacrer plus de 30 minutes par jour à cette tâche, mais consacrez-y vous pleinement. Et ne jetez ensuite plus un seul coup d’oeil à vos messages de la journée ! Désactivez pour cela les notifications mail sur votre smartphone ou limitez-les à vos contacts les plus importants.

[savoirplus]Paramétrer les notifications Mail sur iPhone[/savoirplus]

Ne répondez pas (ou peu)

Faites l’expérience : moins vous enverrez de messages pendant vos vacances, moins vous en recevrez. Abstenez-vous dans la mesure du possible de répondre à vos courriers. Ne répondez qu’aux messages urgents et ce, de façon brève. Evitez les questions ouvertes, devancez les attentes et reportez ce qui peut l’être à votre retour. Faites en sorte que votre message n’en suscite pas d’autres.

Marquez les messages qui nécessitent une réponse

Repérez dans votre boîte de réception les messages qui nécessiteront un traitement ou une réponse de votre part dès votre retour. Vous pouvez ainsi les marquer pour suivi ou, si vous utilisez une application mobile qui gère cette fonctionnalité, les mettre en sommeil jusqu’à votre retour au boulot.

[savoirplus]Marquer les messages dans Mail pour iPhone[/savoirplus]

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