Personnaliser la liste des messages dans Outlook

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La présentation par défaut de la liste de messages dans Outlook ne vous plaît pas ? Adaptez-la à votre usage ! Outlook est pourvu de nombreuses possibilités de personnalisation. Vous pouvez choisir le type d’affichage, tel une liste classique ou une chronologie, ainsi que les informations qui y apparaissent. Vous pouvez également choisir d’autres paramètres, notamment l’ordre de tri, les couleurs et les polices.

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Tous les réglages sont accessibles dans le ruban Affichage d’Outlook.

Activer le mode conversations

Pour afficher les messages de votre liste sous forme de conversations, cochez la case Afficher en tant que conversations dans le ruban Affichage. Sélectionnez ensuite Toutes les boîtes aux lettres pour appliquer ce choix à tous les dossiers existants ou Ce dossier pour le limiter au dossier courant.

Les conversations regroupant plusieurs messages sont identifiées dans la liste des messages par une icône triangulaire. Cliquez dessus pour développer ou réduire une conversation.

En cliquant sur Paramètres de conversation (toujours dans le ruban Affichage), vous pouvez activer plusieurs options :

• Afficher les messages des autres dossiers : affiche dans la conversation les messages qui ont été déplacés vers d’autres dossiers ou sont stockés dans le dossier Éléments envoyés.
• Afficher les expéditeurs au-dessus de l’objet : affiche les noms des expéditeurs en haut de la conversation plutôt que dans l’objet de la conversation.
• Toujours développer la conversation sélectionnée : développe par défaut la conversation sélectionnée.
• Utiliser l’affichage mis en retrait classique : affiche les messages en retrait en fonction de leur position dans la conversation.

Afficher la boîte de réception prioritaire

Si le compte que vous avez paramétré est un compte Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com, il dispose d’une boîte de réception prioritaire où sont automatiquement classés les messages les plus importants. En cliquant sur le bouton Afficher la boîte de réception prioritaire dans le ruban Affichage, vous affichez cette boîte. Un onglet Autres permet alors d’accéder aux messages qui ne sont pas identifiés comme prioritaires. Si vous n’activez pas cette option, messages prioritaires et non prioritaires sont mélangés dans votre boîte de réception.

Personnaliser l’aperçu des messages

En cliquant sur le bouton Aperçu du message, vous pouvez choisir d’afficher l’aperçu sur 1, 2 ou 3 lignes, ou de ne pas l’afficher du tout (Inactif)

Définir l’ordre de tri

Pour trier vos messages par ordre chronologique, par expéditeur, par catégorie, cliquez sur le bouton Organiser par.

Vous pourrez inverser l’ordre de tri en cliquant simplement sur le bouton Inverser le tri.

Choisir les colonnes à afficher

Pour choisir les colonnes à afficher dans la liste, cliquez sur le bouton Ajouter des colonnes dans le ruban Affichage. Vous constaterez que le choix est assez impressionnant.

Condenser les listes

Pour resserrer les listes et supprimer les espacements entre les messages, cliquez sur le bouton Utiliser un espacement plus étroit.

Pour aller plus loin : utilisez les affichages

Outlook dispose d’une fonctionnalité très pratique permettant d’appliquer en un clic vos préférences d’affichage aux listes de messages. Elle inclut notamment une mise en forme conditionnelle, qui permet d’afficher certains messages dans une police et une couleur différente, pour les identifier facilement dans les listes. Nous détaillons l’utilisation de cette fonctionnalité dans l’astuce Utiliser et personnaliser les affichages d’Outlook.