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Rédiger un message d’absence du bureau

Vous partez en vacances quelques semaines ? Vous vous absentez du bureau quelques jours ? Pour éviter les malentendus et parer aux éventuelles urgences, il est fortement conseillé d’activer le répondeur automatique (ou gestionnaire d’absence) de votre boîte mail.

Le message d’absence que vous rédigez doit être court et clair. Il doit aller à l’essentiel : prévenir d’emblée de votre absence et annoncer la date de votre retour. Vous pouvez d’ailleurs vous dispenser de la formule d’introduction (le Bonjour).

Il peut être avisé de donner les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence. Evitez de laisser un numéro de téléphone : si votre correspondant vous contacte par e-mail, il ne sera pas surpris qu’on lui communique une adresse e-mail. Si jamais vous indiquez un numéro de téléphone, informez-en préalablement la personne titulaire.

Même s’il vous arrive de jeter un coup d’oeil à votre messagerie pendant votre absence, faites bien comprendre à votre correspondant qu’il ne doit attendre aucun retour de votre part pendant vos congés. Vous aurez ainsi l’esprit tranquille.

Voici quelques exemples de messages, à personnaliser bien entendu :

  • avec la date de votre départ et la date de votre retour
Bonjour,
Je suis absent(e) du bureau du [xxxx] au [xxxx] inclus.
N'ayant pas accès à ma messagerie pendant cette période, je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [xxxx] à cette adresse : [xxx@xxxx.com].
Cordialement,
(Signature)

 

  • avec uniquement la date de notre retour.
Bonjour,
Je serai de retour le [xxxx].
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [xxxx] à cette adresse : [xxx@xxxx.com].
Cordialement,
(Signature)

Vous pouvez bien entendu faire plus original, inclure une citation ou introduire un peu d’humour, mais c’est à vos risques et périls.

Le Out of office en anglais

Si vous avez des correspondants ne parlant pas français, rédigez également un message d’absence en anglais, que vous placerez avant ou après le message en français.

Thank you for your e-mail.
I am out of office from [date] to [date] and will not have access to my e-mails.
I will get back to you as soon as I can.
In case of emergency, please contact [xxxx] by email [xxx@xxxx.com].
Best regards,
(Signature)

Bien évidemment, un tel message ne vous empêche pas, si besoin, de consulter votre boîte e-mail si vous attendez un message très important. Dernier conseil : à votre retour, pensez bien à répondre aux personnes qui attendent de vos nouvelles, puisque c’est ce que votre message annonce. Et n’oubliez pas de désactiver votre réponse automatique.

En pratique

La plupart des messageries disposent aujourd’hui d’un répondeur. Vous trouverez dans la section Options ou Préférences de votre service le moyen d’actionner le répondeur et de personnaliser votre message d’absence.

Si vous utilisez un logiciel de messagerie, il existe toujours moyen d’y configurer une réponse automatique, mais cela implique d’avoir une connexion permanente, de laisser sa machine allumée pendant ses congés (pas très écolo, ni très prudent…) et de prier pour qu’il n’y ait pas de panne de courant.

Enfin, les messageries d’entreprise (Exchange, Novell, Lotus) disposent de leur propre système de répondeur. Si vous ne savez pas comment l’activer, renseignez-vous auprès de votre administrateur réseau.

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