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Vous vous absentez quelques jours ? Vous partez en week-end ou en vacances ? Activez le système de réponse automatique (absence du bureau) d’Outlook et délivrez un message d’absence du bureau à vos correspondants.
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1. Si vous utilisez Outlook au bureau (compte Exchange)
Lorsque le compte mail que vous utilisez est un compte Exchange, Outlook vous propose une fonction Réponses automatiques.
Affichez l’onglet Fichier et vérifiez que votre compte est bien sélectionné dans la liste en haut de la page. Cliquez ensuite sur le bouton Réponses automatiques.
[remarque]Si le bouton Réponses automatiques n’apparaît pas, c’est que votre compte ne supporte pas la fonctionnalité. Passez alors au point numéro 2 de cet article pour savoir comment envoyer quand même des réponses automatiques.[/remarque]
Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez activer et rédiger les réponses automatiques.
Commencez par sélectionner l’option Envoyer des réponses automatiques puis si vous le voulez, cochez l’option Envoyer uniquement pendant ce laps de temps et définissez la période pendant laquelle le système sera activé.
Rédigez ensuite votre texte. Ecrivez d’abord un texte destiné à vos collègues de travail dans l’onglet Au sein de mon organisation. Pour les personnes extérieures, affichez l’onglet En dehors de mon organisation. Vous pouvez envoyer les réponses automatiques uniquement aux personnes figurant dans votre carnet d’adresses (Mes contacts uniquement) ou à tous ceux qui vous écrivent (Toute personne étrangère à ma société).
Validez en cliquant sur OK.
Notez que vous pouvez créer des réponses automatiques élaborées, répondant à certaines conditions et déclenchant d’autres actions (par exemple le transfert des messages sur une boîte personnelle ou à un collègue), en cliquant sur le bouton Règles…
2. Si votre compte mail n’est pas un compte Exchange
La fonctionnalité Réponses automatiques n’est disponible que pour les comptes Exchange. Si vous disposez d’un compte IMAP ou POP, il est plutôt avisé de paramétrer le répondeur automatique au niveau de votre messagerie (voir les astuces ci-dessous). Vous pourriez également créer une règle de message, mais nous vous le déconseillons : pour que les réponses soient envoyées, il faut que votre ordinateur reste allumé et Outlook ouvert pendant votre absence.
[listeastuces]repondeur[/listeastuces]
[complement]Pour en savoir plus, consultez notre page
Rédiger un message d’absence du bureau.[/complement]
