Adoptez la méthode Inbox Zero

Comment ne pas se laisser déborder par son courrier électronique ? Comment gérer efficacement son flux quotidien de messages ? Alors que le nombre d’e-mails reçus chaque jour se multiplie (un salarié reçoit en moyenne près de 80 messages par jour selon Radicati Group), que les courriers réellement importants se noient dans un océan de newsletters, mails de notification et propositions commerciales, il devient urgent de trouver des solutions pour gérer sa messagerie. La méthode Inbox Zero est la plus célèbre d’entre elles. Est-elle faite pour vous ? Saurez-vous l’appliquer ? Dossier spécial.

Qu’est-ce que l’Inbox Zero ?

Comme son nom l’indique, la méthode Inbox Zero est une méthode de gestion de la messagerie qui consiste, en permanence, à ne laisser aucun message dans sa boîte de réception.

Le système, mis au point et popularisé par le journaliste américain Merlin Mann s’inscrit dans la philosophie de la méthode de productivité GTD (Get Things Done) théorisée par le consultant David Allen.

Qu’est-ce qu’une boîte de réception vide peut apporter ?

De la tranquillité d’esprit. Le principe d’Inbox Zero (comme celle de la méthode GTD) repose sur un raisonnement simple. Si vous savez que traînent dans votre boîte de réception des messages que vous n’avez pas lus, auxquels vous n’avez pas répondu ou auxquels vous n’avez pas donné suite, vous n’aurez pas l’esprit tranquille. Cela vous préoccupera, vous stressera et au final vous empêchera de vous concentrer sur vos tâches courantes et de travailler sereinement. « Les e-mails auxquels on n’a pas répondu pèsent sur notre conscience », résume ainsi Randi Zuckerberg, ancienne directrice marketing de Facebook (et soeur de Mark).

De la motivation. Tomber à chaque fois sur une boîte de réception pleine à rabord, contenant des centaines de mails non-lus dont les expéditeurs attendent une réponse ou une action de votre part, est démotivant. Surtout quand ces messages sont toujours les mêmes ! Une boîte de réception vide vous rappellera en revanche à chaque fois que vous maîtrisez la situation. Réconfortant.

Du temps. Le traitement des courriels s’avère chronophage. Lire une première fois un courriel, le remettre en non-lu (ou lui attribuer une étiquette) pour y revenir plus tard, puis passer en revue une ou plusieurs fois par jour l’ensemble de vos messages vous fait perdre du temps. Regagnez donc le temps que vous passez à vérifier que votre boîte ne contient rien d’urgent.

De l’efficacité. Même si conserver les messages à traiter dans la boîte de réception peut sembler une bonne solution pour ne rien oublier, il n’en est rien. Dans une boîte pleine, les messages importants sont noyés,aucun n’est important et aucun n’exige action.

Est-ce si difficile de se mettre à Inbox Zero ?

Si vous avez tendance à accumuler les mails dans votre boîte de réception, la méthode Inbox Zero peut vous sembler hors de portée.

Nous avons tous les mêmes penchants : nous gardons les messages dans la boîte de réception parce que c’est extrêmement facile et surtout parce que la crainte de supprimer un e-mail important l’emporte sur tout.

Pourtant, archivons-nous les messages vocaux laissés sur notre répondeur téléphonique ? A l’écoute d’un message vocal, nous notons quelques mots sur une feuille volante, une entrée dans notre liste de tâches, un rendez-vous dans notre agenda ou rappelons l’interlocuteur. Bref nous entamons une action puis supprimons immédiatement le message… sans que cela nous angoisse. Pourquoi ne pourrions-nous pas faire de même avec votre boîte e-mail ?

Vous ne demandez qu’à être convaincu par cette méthode ? Suivez le guide ! Il va falloir commencer par retrousser vos manches et vider complètement votre boîte de réception. Puis vous mettre à appliquer les principes de la méthode.

Vous êtes prêt ? Allons vider votre boîte de réception.