Inbox Zero : comment vider complètement sa boîte de réception

Pour mettre en oeuvre la méthode Inbox Zero, il faut avant toute chose procéder à un grand nettoyage, c’est à dire vider complètement votre boîte de réception.

Que celle-ci contienne 100, 500, 1000 ou 10000 courriels, le travail est le même. Que vous la réalisiez pour mettre en oeuvre Inbox Zero pour la première fois ou à un retour de vacances, l’opération ne doit pas vous prendre plus d’une heure.

Utiliser des outils de nettoyage

Si vous avez un petit peu de temps devant vous, disons une petite heure, il peut être judicieux de procéder à un premier écrémage de votre boîte. Si vous êtes pressé, passez directement à l’étape suivante (supprimer ou archiver les vieux messages).

Pour faire ce ménage, quelques outils vous seront d’un grand secours.

D’abord ceux fournis par votre messagerie : Gmail, Outlook.com et Yahoo Mail disposent ainsi de commandes permettant de supprimer des ensembles d’e-mail.

Ensuite, des services comme Unroll.me, Cleanfox ou Love Your Emails inspectent votre boîte et recensent toutes les newsletters, qu’elles soient éditoriales ou commerciales. Vous n’avez plus qu’à indiquer celles dont vous voulez ne plus entendre parler, ces services se chargent de vous désinscrire.

Un cran au dessus, Mailstrom vous permet d’avoir une vision d’ensemble de votre boîte . Ce service Web vous permet non seulement de vous désabonner des newsletters que vous recevez mais aussi d’afficher les messages selon différents filtres : expéditeur, sujet, newsletters ou notifications de réseaux sociaux. Vous pouvez alors supprimer ou archiver un ensemble de messages d’un seul clic.

Supprimer ou archiver les vieux messages

Il est maintenant temps d’attaquer le grand nettoyage pour vider complètement votre boîte de réception. Par où commencer ?

L’option peut sembler un peu radicale, mais Merlin Mann, le fondateur de la méthode Inbox Zero, recommande de sélectionner tous les messages datés de plus de 3 semaines (21 jours) puis de les supprimer ou de les archiver. Vous pouvez éventuellement porter ce délai à un mois.

Vous craignez par ce geste de faire disparaître des messages importants et non lus ? Dites-vous bien que depuis ces 3 semaines ou 1 mois, les interlocuteurs sont déjà revenus vers vous s’ils attendaient une action de votre part. Ou sinon, qu’ils se sont déjà fait une opinion sur vous… 😉

Le but est de ne plus entendre parler de ces vieux messages. Oubliez-les définitivement. Vous n’aurez plus à les traiter.

Créer une DMZ pour les autres messages restants

Il vous reste maintenant quelques dizaines, voire quelques centaines de messages, dans votre boîte de réception, tous datés d’au plus 1 mois. Pour eux, Merlin Mann recommande de créer un dossier spécial, que vous baptiserez DMZ (pour DeMilitarized Zone, zone démilitatisée).

Déplacez-y tous les messages restants. Vous aurez ainsi instantanément une boîte de réception vide !

Psychologiquement, la création de ce dossier DMZ marquera un nouveau départ. A partir de ce moment, vous ne vous laisserez plus envahir par vos vieux démons.

Naturellement, vous devrez traiter les messages contenus dans la DMZ. Consacrez 10 minutes par jour à traiter les messages de ce dossier, les supprimer, les archiver ou les mettre dans un dossier d’action. Faites-cela jusqu’à ce que votre dossier DMZ soit vide.

Félicitations, vous voilà désormais prêt à appliquer la méthode Inbox Zero au quotidien !