Les 10 commandements de l’e-mail

Nul besoin de consulter un manuel de savoir-vivre avant d’entamer une conversation orale, de décrocher le téléphone ou d’écrire une lettre « réelle » : nous avons tous assimilé les règles tacites de ces principaux moyens de communication. Les règles de la communication par e-mail (issues de la netiquette) restent en revanche ignorées. Nous vous proposons de les passer en revue.

1. Utilisez le mail avec parcimonie

Ne noyez pas vos correspondants sous les e-mails. Limitez autant que possible le nombre de messages que vous envoyez. En particulier, évitez de participer à la circulation des chaînes.

2. Tournez 7 fois la langue dans votre bouche

Un e-mail, ça s’écrit vite, ça part vite, ça arrive vite, et ça peut faire beaucoup de dégats. Relisez les courriers sensibles plutôt deux fois qu’une. Ne répondez pas immédiatement aux messages qui vous énervent et quoiqu’il en soit, évitez les attaques personnelles. Une règle voudrait que vous n’écriviez pas dans un mail ce que vous ne pourriez pas dire en face à la personne concernée.

3. Identifiez-vous

Vous avez tout interêt à ce que vos courriels soient identifiables pour que vos destinataires les ouvrent et les lisent. A cet effet, n’hésitez pas, lors du paramétrage de votre logiciel de messagerie, à mentionner vos prénom et nom dans le champ Expéditeur. N’oubliez pas non plus que la signature du courriel peut contenir vos nom et coordonnées.

[savoirplus]Personnaliser la signature d’un e-mail[/savoirplus]

4. Sélectionnez les bons destinataires

Le courriel doit être adressé à la ou aux personne(s) concernée(s). Placez en copie conforme (Cc:) les personnes devant être simplement tenues informées. Si cette pratique est bien mise en oeuvre, les destinataires en copie ne devront pas avoir à répondre au courriel mais seulement en faire la lecture.

5. Prenez garde aux envois en nombre

Si vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le champ copie cachée (Bcc: ou Cci:). De cette façon, chaque destinataire n’aura pas connaissance de la liste des destinataires.

6. Définissez des priorités aux messages

Si nécessaire, attribuez une priorité (importance) au message que vous envoyez. Les personnes à qui vous adressez votre courriel porteront alors une attention particulière à votre message. Attention: si vous envoyez tous vos courriels en « haute priorité », vous risquez de ne plus être crédible. Indiquez la priorité uniquement aux messages urgents.

[savoirplus]Affecter une priorité à un e-mail[/savoirplus]

7. Soignez vos messages

Même si le ton d’un e-mail est moins formel que celui d’une lettre écrite, efforcez-vous de respecter les règles d’orthographe et de grammaire. N’hésitez pas à cet effet à utiliser les outils de correction orthographique des logiciels de messagerie. N’oubliez pas non plus la politesse, tout en évitant les formules alambiquées ou ampoulées (du style « veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs »). Les expressions simples, du type « Bien à vous » ou « Cordialement » ont la cote.

[savoirplus]Les formules de politesse de l’e-mail[/savoirplus]

8. Evitez les mots tout en majuscules

L’utilisation des majuscules dans les courriels équivaut à CRIER. Mieux vaut donc éviter d’écrire des mots complets en majuscules.

9. Réfléchissez à deux fois avant de forwarder un e-mail

Vous vous apprêtez à faire suivre un e-mail. Mais avez-vous la permission de l’expéditeur du message ? Car divulguer à un tiers le contenu d’une conversation privée peut être dommageable…

10. Évitez les informations confidentielles

N’envoyez jamais d’information confidentielle par e-mail, en particulier votre numéro de carte bancaire, vos codes secrets et mots de passe, sauf s’il s’agit d’un e-mail sécurisé. Préférez le SMS pour envoyer les informations confidentielles.

[savoirplus]la confidentialité et la sécurité des e-mails[/savoirplus]