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Réussir la mise en place d’une charte e-mail

La principale clé du succès de la mise en place d’une charte e-mail dans l’organisation réside dans le fait qu’elle ne doit absolument pas être perçue comme une démarche autoritaire et subie : cette charte, idéalement élaborée au sein d’un groupe de travail composé de représentants des principaux groupes d’utilisateurs, doit être adoptée par les salariés, qui y trouveront notamment une information pertinente sur les utilisations tolérées et interdites sur le lieu de travail, ainsi que des conseils pratiques utiles et la mise à disposition de ressources pratiques en ligne.

La charte e-mail, lorsqu’elle comporte des moyens de contrôle et de surveillance des courriers électroniques échangés par les salariés, ainsi qu’un volet disciplinaire, devra être annexée ou intégrée au règlement intérieur de l’organisation : ceci aura notamment pour conséquence une phase obligatoire d’information et de consultation du Comité d’Entreprise, mais aussi communication à l’inspecteur du travail, publicité et affichage.

Enfin, il est utile de rappeler qu’une charte e-mail ne doit pas être élaborée indépendamment du droit applicable dans le pays de l’organisation concernée. Ainsi, toute mise en place d’outils de surveillance électronique sera totalement “hors la loi” si le traitement des données personnelles n’a pas été déclaré à la CNIL.

Ressources et exemples

 

Vous trouverez en ligne quelques chartes en vigueur :

 

Conclusion

Les avantages à attendre de la mise en place concertée et accompagnée d’une charte e-mail sont nombreux. Cette charte s’insère très souvent au sein d’une charte plus générale consacrée à l’utilisation des outils technologiques dans l’entreprise : les usages concernent alors aussi bien les postes informatiques, le réseau internet ou intranet, ainsi que les téléphones portables et autres outils nomades mis à disposition des collaborateurs.

Mais le plus important à retenir quant à la mise en place de ces outils, est qu’ils doivent être rédigés et implémentés avec comme objectif principal de contribuer à de meilleurs usages qui apporteront des progrès aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com

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