Envoyer une demande de réunion avec Outlook

Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010,Outlook 2007 et Outlook 2003.

Vous avez une réunion ou un rendez-vous à organiser ? Utilisez les fonctionnalités avancées d’Outlook pour tout gérer et inviter par mail les différents participants.

Dans la barre Outlook, cliquez sur Calendrier.

Dans Outlook 2013 et 2010, cliquez sur le bouton Nouvelle réunion du ruban Accueil. Dans les autres versions, déroulez le menu Actions, puis cliquez sur Organiser une réunion.

Pour sélectionner les participants, cliquez sur le bouton à… (dans Outlook 2010) ou Inviter / ajouter d’autres personnes dans les autres versions.

Sélectionnez alors dans votre carnet d’adresses les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.

Pour chaque nom saisi, vous avez le choix entre les boutons Obligatoire ou Facultatif. Ressources sert à gérer la disponibilité des lieux de réunion.

Cliquez sur OK. Vous revenez alors à la fenêtre Organiser une réunion. Dans Outlook 2010, cliquez sur le bouton Planification pour visualiser les créneaux.

Déplacez les barres de défilement pour déterminer l’heure et la durée de la réunion. Vous pouvez utiliser la Sélection automatique pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités. Mais il faut pour cela que tous les participants utilisent Outlook et son agenda.

Cliquez enfin sur Définir une réunion. Le logiciel crée alors un message à destination des différents participants, message que vous devez compléter et envoyer.

Les correspondants qui recevront cette demande sous Outlook pourront l’accepter, la refuser ou donner une réponse provisoire. Ceux qui utilisent d’autres logiciels de messagerie, recevront un message un peu sibyllin (« Quand : vendredi 18 mai 2001 11:00-12:00 (GMT+01:00) Bruxelles, Copenhague, Madrid, Paris.« ) accompagné d’une pièce attachée.

Vous pouvez aussi rapidement planifier une réunion avec une personne de votre liste Contacts. Dans Contacts, cliquez sur le nom du contact, puis cliquez dans le menu Actions sur Nouvelle demande de réunion au contact (dans Outlook 2007 et 2010, cliquez sur le bouton Réunion dans le ruban Contact).