Utiliser et personnaliser les affichages d’Outlook

Outlook dispose d’une fonctionnalité très pratique permettant d’appliquer en un clic vos préférences d’affichage aux listes de messages. Affichez pour cela le ruban Affichage puis cliquez sur le bouton Changer l’affichage.

Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez sélectionner l’un des affichages répertoriés pour l’appliquer à votre boîte de réception.

Outlook propose 3 affichages par défaut :

• Compacter (Compact dans la version anglaise) : l’affichage par défaut, sans panneau de lecture et avec une liste des messages détaillée.
  

  Paramètres par défaut :
  – Champs affichés : Importance, Rappel, Icône, État de l’indicateur, Pièce jointe, De, Objet, Reçu, Taille, Catégories, Mention
  – Tri : Reçu (Décroissant)

• Unique (Single dans la version anglaise) : une liste des messages avec affichage par conversations et panneau de lecture à droite.
  

  Paramètres par défaut :
  – Champs affichés : De, Objet, Reçu, Taille, Catégories, Mention, État de l’indicateur
  – Regrouper par : Intitulé de la réorganisation (Décroissant), Conversation (Croissant)
  – Tri : Reçu (Décroissant)

• Aperçu (Preview dans la version anglaise) : une vue assez compacte et sans volet d’affichage.
  

  Paramètres par défaut :
  – Champs affichés : Importance, Rappel, Icône, État de l’indicateur, Pièce jointe, De, Objet, Reçu, Taille, Catégories, Mention
  – Tri : Reçu (Décroissant)

Vous pouvez sélectionner la commande Gérer les affichages… dans le menu pour ouvrir la fenêtre Gérer tous les affichages. S’affichent alors tous les affichages disponibles du dossier en cours et les paramètres associés.

Sélectionnez la vue de votre choix puis cliquez sur OK pour l’appliquer.

Personnaliser l’affichage en cours ou créer votre propre affichage

Dans la fenêtre Gérer tous les affichages, vous pouvez créer un nouvel affichage (bouton Nouveau…), dupliquer, modifier ou supprimer les affichages personnalisés.

Pour affiner la présentation, cliquez sur le bouton Modifier… de la fenêtre Gérer tous les affichages. Vous pouvez aussi pour accéder aux paramètres de la vue courant cliquer sur le bouton Paramètres d’affichage du ruban Affichage.

• Ajouter ou supprimer des colonnes
  En cliquant sur le bouton Colonnes…, vous pouvez choisir les informations que vous affichez dans la liste des messages. Vous pouvez par exemple afficher le destinataire du message. Ainsi, vous savez instantanément si un message vous est destiné personnellement, à vous et à d’autres personnes ou à une liste de destinataires.
• Regrouper les messages
  En cliquant sur le bouton Regrouper par…, vous pouvez regrouper les messages connexes sous des entêtes qu’il vous sera possible de développer et de réduire. Par exemple, vous pouvez regrouper vos messages par objet ou par expéditeur.
• Choisir la manière dont sont triés les messages
  En cliquant sur le bouton Trier…, vous pouvez organiser les messages par ordre croissant ou décroissant en fonction d’un ou de plusieurs de leurs champs. Par exemple, vous pouvez trier vos messages par date d’échéance ou par ordre alphabétique en fonction du nom de l’expéditeur, puis par objet.
• Masquer certains messages
  En cliquant sur le bouton Filtre…, vous pouvez décider d’afficher ou de masquer certains éléments, comme les messages non lus, envoyés à une certaine adresse ou ayant un indicateur.
• Afficher le volet de lecture et choisir la police d’affichage
  En cliquant sur le bouton Autres paramètres…, vous pouvez préciser la police d’affichage des messages et choisir ou non d’afficher le volet de lecture. Vous pouvez aussi demander au logiciel de développer par défaut les conversations.
• Mettre en valeur certains messages dans la liste 
  En cliquant sur le bouton Mise en forme conditionnelle…, vous pouvez choisir d’afficher certains messages dans une police et une couleur différente, pour les identifier facilement dans les listes.
• Personnaliser les colonnes
  En cliquant sur le bouton Mettre en forme les colonnes…, vous pourrez décider d’afficher les informations de chaque colonne sous forme de texte ou d’icône, fixer la largeur des différents colonnes et choisir l’alignement.

Dans cette fenêtre, vous pourrez cliquer sur le bouton Rétablir l’affichage actuel pour retrouver les paramètres par défaut des 3 affichages d’origine d’Outlook.