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Insérer des blocs de texte enregistrés dans Outlook

Dans le cadre d’une utilisation professionnelle de l’e-mail (prospection, relation client, support par e-mail ou simple communication), on est souvent amené à inclure les mêmes informations ou expressions dans les messages : une adresse de contact, des indications pratiques, une procédure à suivre ou des formules de politesse par exemple. Pourquoi donc à chaque fois retaper ou copier-coller les mêmes bouts de textes à partir d’un ancien e-mail ou d’un document externe ? Outlook dispose d’une fonctionnalité, baptisée QuickPart (anciennement Insertion automatique), qui permet d’enregistrer et d’insérer des blocs de texte personnalisés dans vos messages. QuickPart vous fera gagner un temps considérable.

Créer un bloc de texte QuickPart

Pour enregistrer un QuickPart que vous pourrez utiliser dans vos messages, ouvrez un ancien message dans une fenêtre indépendante (en double-cliquant dessus depuis la liste des messages) et sélectionnez le bout de texte que vous souhaitez enregistrer. Vous pouvez aussi créer un nouveau message, taper votre texte, puis le sélectionner.

Affichez le ruban Insertion d’Outlook et cliquez sur la commande QuickPart. Cliquez ensuite sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.

Enregistrer la sdélection dans QuickPart

Dans la fenêtre qui s’affiche, donnez un nom explicite à votre bloc de texte et cliquez sur OK.

Nouveau bloc de construction

Dans le menu déroulant Options, vous pouvez opter pour Insérer le contenu dans son paragraphe pour que le texte soit inséré quoi qu’il arrive dans un paragraphe séparé (même si le curseur se trouve au milieu d’un paragraphe).

Insérer un bloc QuickPart

Une fois enregistré, votre bloc de texte sera accessible via la commande QuickPart du ruban Insertion : il vous suffira de cliquer sur son aperçu pour l’insérer dans vos messages.

Insérer un QuickpartVous pouvez également taper le nom de votre QuickPart dans le message puis appuyer sur Entrée quand Outlook vous le proposera.

Insérer dans le texte

Modifier ou supprimer un bloc QuickPart

Pour modifier un bloc QuickPart, cliquez sur le bouton QuickPart, cliquez du bouton droit de la souris sur les aperçus puis sélectionnez Organiser et supprimer…

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez éditer ou supprimer vos blocs QuickPart.

Organiser QuickPart

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