Utiliser et personnaliser les actions rapides dans Outlook

Depuis la version 2010, Outlook dispose d’une très utile fonctionnalité Actions rapides, qui permet d’automatiser vos opérations les plus courantes. En un clic, vous pouvez ainsi faire suivre un message à un collègue précis ou inviter un groupe de personnes à une réunion : un gain de temps précieux.

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Une liste prédéfinie d’actions est disponible dans la partie centrale du ruban Accueil d’Outlook : déplacer vers, transférer au responsable, créer un message d’équipe, marquer comme terminé, répondre et supprimer.

Vous pouvez bien entendu utiliser ces actions telles quelles. La première fois que vous cliquerez sur l’une d’elles, Outlook vous demandera de préciser quelques informations (l’adresse e-mail du « responsable » ou celles des membres de votre « équipe » par exemple).

Mais vous pouvez aussi modifier une action existante ou en créer une.

Créer une action rapide

Pour créer une action rapide, cliquez sur l’icône Créer de la zone Actions rapides. Vous pouvez également cliquer du bouton droit de la souris sur une commande et sélectionner Nouvelle étape rapide (eh oui, on est facétieux chez Microsoft : l’action rapide est parfois appelée étape rapide…)

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez alors donner un nom à votre étape action rapide puis préciser les actions.

Vous pouvez naturellement effectuer plusieurs actions simultanément. Pour définir une opération supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter une action.

Vous pouvez enfin associer un raccourci clavier à votre action rapide (Ctrl + Maj + 1, 2, 3, etc.) et, dans le champ Texte d’info-bulle, taper un mémo qui s’affichera au survol de la commande à la souris.

N’oubliez pas de définir un nom (explicite) pour votre action rapide et de lui associer l’icône de votre choix (en cliquant sur l’icône en haut à gauche).

Validez en cliquant sur Terminer.

Modifier ou supprimer une action rapide

Pour modifier ou renommer une action rapide, cliquez du bouton droit de la souris sur son icône dans la zone Actions rapides et sélectionnez Modifier (nom de l’action).

Vous pouvez également via ce menu contextuel dupliquer l’action ou la supprimer.

Gérer et organiser les actions rapides

Vous pouvez bien entendu modifier l’ordre des actions rapides. Pour cela, cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit du groupe Actions rapides, et sélectionnez Gérer les actions rapides…. Vous pouvez aussi cliquer du bouton droit de la souris sur une commande et choisir cette même entrée.

Dans le fenêtre qui s’affiche, vous pouvez réorganiser l’ensemble en sélectionnant une action dans le volet de gauche puis en cliquant sur les flèches bleues monter et descendre en bas à gauche. Validez en cliquant sur OK.