La méthode Inbox Zero en pratique

Maintenant que vous avez vidé complètement votre boîte de réception, il va vous falloir la maintenir en l’état, c’est à dire faire en sorte de traiter la totalité de vos messages chaque fois que vous consultez votre courrier.

Voici les bonnes habitudes à prendre.

Evacuer automatiquement les newsletters et notifications

Pour les newsletters et les e-mails de notification des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.), créez des dossiers dédiés et mettez en place des filtres qui y placeront automatiquement les messages.

Voyez comment faire avec…

Notez que la boîte de réception de Gmail présente par défaut des onglets Réseaux sociaux, Promotions, Mises à jour et Forums qui vous permettent de réaliser aisément ce tri.

Prenez l’habitude de créer un filtre chaque fois qu’une newsletter ou une notification atterrit dans votre boîte de réception. Vous n’y garderez alors que les e-mails qui demandent une action de votre part.

Traiter votre courrier

A chaque fois que vous relèverez votre courrier, vous devrez traiter sur le champ tous les messages reçus.

Pour chaque courriel reçu, Merlin Mann, le créateur de la méthode Inbox Zero, recense 5 actions possibles :

• Supprimer ou Archiver les messages qui ne nécessitent aucune action de votre part ou ne méritent pas d’être conservés. N’hésitez d’ailleurs pas à le faire sans avoir ouvert ces messages, directement depuis la boîte de réception, simplement au vu de l’expéditeur, l’objet ou de l’aperçu. Vous gagnerez du temps.
• Déléguer, c’est à dire en pratique transférer, à vos collègues ou proches les messages qui ne relèvent pas de votre compétence. S’il le faut, créez un rappel dans votre liste de tâche pour vous permettre d’assurer le suivi de cette délégation.
• Répondre immédiatement aux messages qui ne demandent aucun travail de votre part. et dont la réponse ne prend pas plus de 2 minutes. Enregistrez des réponses automatiques pour les demandes récurrentes : ainsi, il vous suffira juste de les copier-coller.  : vous gagnerez du temps.
• Faire ce que pouvez faire sur le moment.
• Reporter les messages qui demandent plus de temps, une information supplémentaire. Vous pouvez isoler ces messages dans un dossier baptisé Plus tard ou Action sur lequel vous reviendrez quand vous aurez le temps, les insérer comme nouvelle tâche dans votre gestionnaire de tâches ou les inscrire dans votre agenda (voir comment transformer un e-mail en rendez-vous ou tâche dans Outlook ou dans Thunderbird).

Faire appel à des services ou applications

Certaines applications mobiles ou services Web peuvent vous aider à appliquer la méthode Inbox Zero sur votre ordinateur ou votre smartphone.

• Mailbird : ce logiciel pour Windows est doté d’un bouton Snooze permettant de mettre en sommeil les messages pendant quelques heures ou quelques jours.
  

  Pour Windows  – Fonctionne avec toutes les messageries

• 
  Polymail : ce logiciel pour Mac, doublé d’une app pour iOS, vous permet de garder votre boîte de réception vide en réalisant les actions – archiver, supprimer, mettre en sommeil ou placer dans une liste – d’un simple balayage du doigt.

  Pour Mac et iOS  – Fonctionne avec Gmail, Google Apps et iCloud

• Mail Pilot : cette application pour iOS, doublée d’un logiciel sous Mac OS, transforme votre boîte aux lettres en liste de tâches. Vous pouvez déclarer chaque message ne nécessitant aucune action comme Complete, le mettre simplement de côté, programmer un rappel à une date précise et le classer dans une liste.

  Pour iPhone ou iPad et pour Mac

• Sanebox : cet outil crée automatiquement des filtres pour ne laisser que les messages les plus importants dans votre boîte de réception. Le tri est effectué sur les serveurs, vous bénéficiez donc du résultats sur tous vos périphériques.

  Essai 14 jours – A partir de 7 $ par mois

• LoveYourEmails.com : ce service crée des dossiers de courrier spéciaux dans lequel il range le graymail (newsletters et notifications de réseaux sociaux). Le tri est effectué sur les serveurs. Un glissement d’une publication dans le dossier Se désinscrire déclenche une désinscription .

  Gratuit

• Remailder : ce service vous permet de programmer des rappels pour assurer le suivi de vos courriels.

  Gratuit jusqu’à 15 rappels par mois.

  Dans le même esprit, mais pour Gmail uniquement, on trouve l’extension pour navigateur Boomerang.

A vous maintenant !

Vous aurez beau faire appel à tous outils d’organisation et applications disponibles sur le marché, seule une discipline personnelle vous permettra d’appliquer la méthode Inbox Zero et de profiter de ses bénéfices.

Soyez persévérants. Au bout de quelques semaines, tout vous semblera naturel.

Vous avez mis en oeuvre la méthode Inbox Zero ? Comment cela s’est-il passé ? En êtes-vous satisfait ? Quels sont vos conseils ?

Vous aussi, racontez-nous comment vous pratiquez Inbox Zero !