Nettoyer (efficacement) votre boîte de réception e-mail

Résultat d’une longue absence ou d’une certaine négligence, votre boîte de réception a pris de l’embonpoint et est devenue un vrai capharnaüm ? Des centaines voire des milliers de messages attendent une action de votre part et vous ne savez toujours pas par quel bout commencer ? C’est le moment d’effectuer un véritable nettoyage de votre boîte mail. Supprimer les vieux messages et les abonnements inutiles, isoler les newsletters qui vous intéressent et ne garder dans votre boîte de réception que le bon grain. Il vous faudra pour bien faire utiliser quelques outils, fournis par votre messagerie ou des services web. Suivez le guide.

5 bonnes raisons de faire le ménage dans votre boîte mail

1. Après nettoyage, vous vous sentirez plus léger et y verrez plus clair : vous serez plus efficaces dans la gestion de votre courrier. Si vous allez jusqu’à vider totalement votre boîte de réception, vous pourrez même appliquer la méthode Inbox Zero.
2. Le stockage des e-mails consomme de l’énergie : en supprimant des messages, vous préservez les ressources de la planète (lire notre article 5 mesures pour rendre l’e-mail plus écolo).
3. 80 % des messages que vous conservez ne vous serviront jamais
4. Si votre messagerie analyse les messages pour établir votre profil publicitaire (c’est le cas de Gmail), les supprimer vous préserve de toute exploitation ultérieure.
5. Si vous envisagez un jour de changer d’adresse e-mail et de déménager votre boite, ou si vous désirez sauvegarder une copie de vos messages, vous avez tout intérêt à ce que votre correspondance soit la plus légère possible.

Utiliser les outils de votre messagerie

Votre messagerie dispose d’outils permettant de faire le ménage, en supprimant ou en déplaçant dans un dossier spécial les messages provenant d’un même expéditeur.

Dans Gmail, vous pouvez facilement supprimer l’ensemble des messages provenant d’un même expéditeur. Affichez un message puis survolez le nom de l’expéditeur dans les entêtes. Dans la carte qui s’affiche, cliquez sur E-mails : la liste de tous les messages émis par l’expéditeur s’affiche. Vous n’avez plus qu’à cocher la case au dessus de la liste des messages pour tous les sélectionner puis les supprimer ou les déplacer.

Outlook.com / Hotmail dispose d’une efficace fonction Ranger qui permet en 2 clics de supprimer ou archiver les messages provenant d’un même expéditeur. Pour en savoir plus, consultez l’astuce faire le ménage dans votre boîte Outlook.com / Hotmail.

Sur Yahoo Mail, affichez un message puis survolez le nom de l’expéditeur dans les entêtes. Dans la carte qui s’affiche, cliquez sur Rechercher des mails. Vous n’avez plus qu’à cocher la case au dessus de la liste des messages émis par l’expéditeur pour tous les sélectionner puis les supprimer ou les déplacer.

Bien entendu, toutes ces opérations peuvent être effectuées depuis n’importe quelle messagerie ou logiciel de messagerie. Il vous suffit généralement d’utiliser le moteur de recherche interne.

Faire appel à des services externes

Pour aller plus loin et être encore plus efficace, vous pouvez faire appel à des services externes qui scannent votre boîte aux lettres, regroupent les messages par expéditeurs et permettent en un clic de supprimer ou archiver les messages et surtout de vous désabonner aux newsletters que vous ne lisez plus.

Trois services sont à recommander.

Le premier, Unroll.Me (pour Gmail, Google Apps, Outlook.com, Yahoo Mail, iCloud et AOL Mail – gratuit), recense l’ensemble de vos abonnements et permet de vous désinscrire en un clic de ceux que vous semblent superflus. Les newsletters ou offres promotionnelles qui restent peuvent être regroupées dans un digest quotidien. Dans le même esprit, on note Neety (pour Gmail, payant et en français), Cleanfox (gratuit et en français) et Unsubscriber, un service d’OtherInbox.com.

Le deuxième service, Mailstrom (gratuit pour les 5000 premiers e-mails), offre en outre la possibilité de supprimer ou archiver un ensemble de messages d’un seul clic. Parfait pour le grand coup de balai de la rentrée ou le grand ménage de printemps. Son équivalent sur mobile, Chuck, édité par la même société, rend les mêmes services.

Enfin, plus adapté au long cours, Love Your Emails (gratuit) isole le graymail (newsletters et notifications) dans des dossiers spéciaux. Vous pouvez vous désabonner aux newsletters en les glissant dans un dossier Se désinscrire.

 

Et vous, nettoyez-vous régulièrement votre boîte aux lettres ? A quelle occasion ? Comment faites-vous ? Exprimez-vous dans les commentaires !