Copie carbone : reprenez le contrôle !

C’est une des fonctionnalités les plus utilisées de l’e-mail et pourtant l’une des moins bien maîtrisées. Le Cc, aussi appelé copie, copie carbone ou copie conforme, est une source inépuisable d’agacements, de malentendus, de maladresses ou de gaffes. Bref, un joli nid à emmerdes… Quand dégainer le Cc ? Quand vaut-il mieux s’abstenir ? Petit manuel de la copie.

Qu’est-ce que la copie carbone ?

Commençons par le commencement. La copie carbone ou copie conforme (Carbon copy en anglais) est une fonction qui permet d’envoyer le même e-mail à plusieurs destinataires, en saisissant leur adresse dans le champ Cc. Elle permet de tenir ces destinataires au courant du contenu du message, sans qu’ils soient directement concernés.

Rappelons à ceux qui sont nés avec le numérique que la copie carbone est historiquement une méthode pour créer simultanément plusieurs copies d’un même document. Elle est réalisée en plaçant une feuille de papier carbone entre 2 feuilles de papier ordinaire : sous la force du stylo ou des caractères d’une machine à écrire, le carbone imprime à l’identique le contenu du premier feuillet sur le deuxième feuillet de papier.
On l’utilise encore parfois aujourd’hui pour générer des duplicatas de contraventions, de factures manuelles ou de reçus de paiement par carte bancaire à l’aide d’un sabot (fer à repasser).

Mettre en copie, c’est juste informer

Le champ Cc doit être réservé aux personnes que vous désirez tenir informées du contenu du message, mais qui ne sont pas directement concernées. Aucune réponse ou action de leur part n’est ainsi exigée.

Le champ Cc peut être utilisé pour plusieurs raisons :

• faire le distinguo entre les destinataires qui agissent et ceux qui sont simplement informés
• maintenir certaines personnes dans la boucle et leur permettre de suivre l’évolution de situations
• s’assurer que certaines personnes sont au courant et leur permettre d’intervenir ou de prendre la main si elles le jugent nécessaire

Gardez en tête que placer une adresse dans le champ Cc implique que l’ensemble des destinataires ont connaissance de cette dernière. Cela vous évitera bien des impairs.

Autre conseil : si la présence d’une personne en Cc ne coule pas de source pour l’ensemble des destinataires, précisez dans le message la raison de son ajout (« Je mets Sylvain, notre comptable, en copie pour information »).

Faites un usage modéré de la copie…

Mettre une personne en copie d’un e-mail, c’est générer un e-mail supplémentaire, voire toute une série d’e-mails si un échange suit. A l’heure de l’infobésité et du trop plein d’information, vous avez tout intérêt à n’utiliser la copie que lorsque c’est vraiment nécessaire et à épargner vos contacts. Ils vous en sauront gré, croyez-le ! Cela sans compter que tout e-mail génère une empreinte carbone non négligeable et contribue au changement climatique (lire notre dossier 5 mesures pour rendre votre e-mail plus écolo).

Moins vous mettrez de destinataires en copie, mieux ce sera. Posez-vous donc les questions suivantes avant de mettre un destinataire en copie :

• le destinataire a-t-il demandé à être en copie du message ?
• a-t-il vraiment besoin d’être informé ou tenu au courant ?

… et débarrassez-vous des mauvaises habitudes

En entreprise (et ailleurs), nous avons tous tendance à utiliser le Cc comme arme de défense. Une fâcheuse habitude dont nous devrions tous nous débarrasser.

N’utilisez pas la copie carbone pour…

• … assurer vos arrières ou mettre en défaut un collègue
  En entreprise, on prend vite l’habitude de mettre en copie son boss pour se couvrir ou mettre en défaut un collègue. Stoppez cette pratique et prenez vos responsabilités.
• … prendre à témoin une personne
  Dans la même veine, s’il s’agit de mettre en copie un contact pour qu’il puisse vous soutenir en cas de problème, évitez. Vous risquez même de le mettre dans l’embarras.
• … montrer que vous êtes bon élève
  Si vous mettez une personne en copie simplement pour montrer que vous avez fait votre job, abstenez-vous. C’est un comportement un peu puéril.

Les erreurs à éviter absolument

En matière de copie, les erreurs sont fréquente. Soyez donc vigilants dans les cas suivants :

• Envoyer un message à une liste de personnes qui ne se connaissent pas
  Lorsque vous voulez diffuser un message à une large liste de personnes qui ne se connaissent pas, utilisez plutôt le champ Cci. Cela évitera que chaque destinataire ait accès à l’ensemble de la liste.
• Utiliser parcimonieusement le Répondre à tous
  Lorsque quelqu’un vous envoie un e-mail portant en copie plusieurs destinataires, vous pouvez décider de répondre uniquement à l’expéditeur ou à tous les destinataires listés dans le champ Cc. Si votre réponse a un caractère personnel, préférez une réponse à l’émetteur du message seulement. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser l’option Répondre à tous. Un conseil : examinez bien les entêtes du mail et la liste des destinataires avant de cliquer sur Envoyer.

Et vous, qu’en pensez-vous ? comment utilisez-vous le Cc ? Réagissez dans les commentaires !