La mise en place de disclaimers e-mail et de chartes e-mail sont des éléments incontournables dans le but de protéger les organisations des risques juridiques. Mais de nombreux autres types d’action peuvent être mis en oeuvre. Tour d’horizon des ces solutions, des plus « légères » au plus radicales …
Supervision, discussion, pédagogie
Dans un premier lieu, l’action doit se placer chez tous les responsables d’équipes au sein desquelles de nombreux courriers électroniques sont envoyés tous les jours. A chaque manager de placer la barre en fonction du degré de risques juridiques qu’il identifie sur son service : un service commercial ne court pas les mêmes risques qu’un service comptable.
Dans certains cas, il peut être utile d’imposer une validation par le manager de tout courrier électronique contenant des indications contractuelles, devis, et autres chiffrages, avant qu’il ne soit envoyé. Il ne faut jamais éviter, lors de réunions de service, de rappeler les règles élémentaires de l’utilisation du courrier électronique.
Formation
Le courrier électronique est certainement l’outil le plus répandu en entreprise. Mais il est également un outil de communication dont la mise en place n’a été accompagné d’aucune formation : en dehors des règles d’utilisation de logiciels de messagerie (Outlook, Lotus Notes, etc.), quelles sont les organisations qui ont réunis leurs salariés pour présenter les bons usages de l’email professionnel au quotidien ? Et les sujets sont nombreux qui méritent d’être développés et présentés aux utilisateurs …
Surveillance, filtrage
Aux Etats-Unis, la société Proofpoint a publié un rapport en juin 2005 sur le thème de la surveillance en entreprise : selon les résultats de ce rapport, 63% des entreprises employant plus de 100 personnes ont mis en place – ou prévoyaient de mettre en place – des systèmes d’analyse des mails sortants. A ces systèmes automatiques, basés essentiellement sur des filtres contenant des mots « interdits », vient s’ajouter, toujours en Amérique du Nord, l’emploi de personnes chargées spécifiquement d’analyser les mails sortants afin qu’ils ne contiennent pas d’informations sensibles sur l’entreprise. Où la même étude nous apprend que le travail de « surveillants d’e-mails » est appelé à se développer, avec 26,5% des entreprises sondées qui envisagent d’employer des personnes à ce poste …
Rappel important : la surveillance et les outils de filtrages d’e-mails ne peuvent être mis en place qu’après présentation et acceptation par les salariés et le Comité d’Entreprise.
Interdictions
En effet, pourquoi se priver de solutions radicales ? Tous les services de l’entreprise ont-ils besoin d’envoyer des mails vers l’extérieur de l’organisation ? Il est devenu essentiel aujourd’hui, dans les organisations de grande taille, que les responsables se reposent la question de l’utilisation du courrier électronique, en reprenant leur utilisation dans chacun de leurs métiers et spécialités, afin de redéfinir et de mieux encadrer l’utilisation de l’e-mail.
Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com
