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Bien choisir sa messagerie professionnelle

Malgré le développement des outils collaboratifs et des réseaux sociaux professionnels, le courrier électronique reste l’un des principaux moyens de communication dans l’entreprise.  Aussi bien en interne qu’en externe, il reste incontournable pour la circulation d’information, les échanges de documents ou l’organisation du travail. Avoir une messagerie performante et adaptée à ses besoins est ainsi primordial. Quel budget y consacrer ? Selon quels critères sélectionner son prestataire ? Le tour de la question avec les conseils d’Olivier Ligny, directeur de PowerMail.fr.

Serveur mail local ou distant ?

La solution du serveur mail local est moins onéreuse mais nécessite des compétences en interne. Il faut pouvoir intervenir rapidement en cas de panne et parer aux coupures de courant et de ligne internet. Vous risquez également d’avoir des problèmes de délivrabilité : les e-mails issus des réseaux locaux privés sont souvent détectés comme spams potentiels par les filtrages antispam (cf. listes RBL de SpamHaus). Pour garder l’esprit tranquille, préférez le serveur mail distant en SaaS.

Comment choisir son prestataire ?

Si de nombreux fournisseurs de services ou prestataires ont une offre messagerie, tous ne se valent pas. Les messageries des hébergeurs sont généralement basiques, celles mises en place par les web agencies se limitent souvent à des outils et services standards. Pour avoir une qualité de service optimale, mieux vaut privilégier les prestataires dont c’est le cœur de métier. Choisissez une offre où vous avez la main sur l’ensemble de votre messagerie, la création de comptes, le paramétrage antispam ou la mise en place de répondeurs, sans devoir passer par un intermédiaire. Vous y gagnerez à la fois en rapidité et en flexibilité.

Quelle technologie privilégier ?

On distingue 3 grands types d’offres. Les messageries construites à partir de briques open source, les messageries faisant appel à des briques propriétaires comme Microsoft Exchange, et des messageries indépendantes, développées from scratch (à partir de zéro). Si vous avez des besoins spécifiques, choisissez la solution qui vous apportera le plus de souplesse.

Quel budget consacrer à la messagerie ?

Votre budget messagerie dépendra du niveau et de la qualité de service que vous êtes prêt à payer, mais aussi du nombre de postes et du trafic généré : de 1 euro à 10 euros par mois pour les TPE jusqu’à plusieurs centaines d’euros par mois pour un serveur mail dédié dans une PME.

Quelle technologie privilégier ?

On distingue 3 grands types d’offres. Les messageries construites à partir de briques open source, les messageries faisant appel à des briques propriétaires comme Microsoft Exchange, et des messageries indépendantes, développées from scratch (à partir de zéro). Si vous avez des besoins spécifiques, choisissez la solution qui vous apportera le plus de souplesse.

Les points qui peuvent faire la différence

La redondance des serveurs
Les incidents étant relativement fréquents sur une messagerie, une redondance des serveurs est obligatoire pour assurer la fiabilité du service. Assurez-vous que les serveurs redondants sont éloignés géographiquement, voire connectés à des réseaux et backbones différents. Si les serveurs et leurs doublons sont situés au même endroit, la redondance ne vous sera d’aucun secours en cas de coupure d’alimentation, panne de routeur ou rupture de fibre.

Le filtrage anti-spam
Si aujourd’hui la plupart des prestataires fournissent un antispam (basé très souvent sur le logiciel libre SpamAssassin), celui-ci est souvent basique et ne comporte pas (ou peu) de possibilités de personnalisation. Certains prestataires proposent des antispams adaptés au profil de l’entreprise et paramétrables au niveau de chaque utilisateur. Avec un bon réglage, le filtrage peut atteindre un taux d’efficacité supérieur à 99%.

Les listes et groupes de discussion
Pour communiquer efficacement, en interne entre collaborateurs ou en externe avec ses clients, il est conseillé d’avoir un outil fiable pour envoyer des messages ou newsletters. Ne comptez pas en revanche faire de la prospection et de l’e-mailing directement depuis votre système de messagerie : c’est un autre métier.

Les fonctionnalités supplémentaires
Selon l’activité de votre entreprise et la place qu’occupe l’e-mail dans votre organisation, il peut s’avérer judicieux de disposer d’options de gestion de fax, d’alerte SMS sur mots clés, de partage de dossiers de messagerie, de contacts ou de calendrier, ou de push mail. Certains prestataires proposent également des services intégrés qui peuvent s’avérer très pratiques à l’usage, comme l’envoi de mail recommandé ou la gestion des pièces jointes volumineuses.

Olivier LignyOlivier Ligny, PowerMail.fr (service d’hébergement de messagerie)
« On n’est pas obligé de migrer toutes les boîtes d’un coup »

Pour mettre en place une nouvelle messagerie, commencez par faire l’inventaire de l’existant et listez les opérations à effectuer : les messages devront-ils être importés depuis l’ancien serveur ? Faut-il recréer toutes les adresses e-mail ? Outre la migration des boites mail, la manipulation principale est le changement du champ MX. C’est généralement le responsable informatique de la société qui assure la migration, le prestataire ne fait qu’assurer l’assistance technique. Dans l’absolu, on n’est pas obligé de migrer toutes les boîtes d’un coup : il peut y avoir une période de 2 ou 3 semaines pendant laquelle l’ancienne et la nouvelle messagerie cohabitent et où on peut migrer les boîtes une par une en passant progressivement mettre à jour les paramètres sur chacun des postes. Dans certains cas il n’est pas nécessaire de modifier quoi que ce soit sur les postes, par conséquent on peut faire la migration en 24 h, sans aucune coupure. Un conseil : quelques jours avant le changement du champ MX, baissez le TTL de votre domaine. Vous permettrez alors une propagation quasi-instantanée des nouvelles données. En moins de  5 minutes, le basculement sera effectif.

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