Savoir répondre à un e-mail

Quand on fait le compte, 50 % des mails que nous envoyons sont en fait des réponses à des messages reçus. Le bouton Répondre doit ainsi être un des plus utilisés dans les webmails et logiciels de messagerie ! Répondre à un message est a priori facile. Encore faut-il s’assurer que vos réponses restent lisibles et compréhensibles.

Dans une réponse à un courrier électronique, il est ainsi d’usage de reprendre tout ou partie du message original de votre correspondant dans ce qu’on appelle une citation. De fait, lorsque vous cliquez sur le bouton Répondre, votre logiciel ou webmail reprend automatiquement le texte de votre correspondant, en le mettant en forme. Mais vous n’êtes pas obligé de reprendre l’intégralité de ce texte.

Plusieurs options s’offrent à vous :

• 1. La citation intégrale
  Vous reprenez intégralement le texte de votre correspondant. Dans ce cas, rédigez votre réponse au début du message et placez la citation à la fin. Cela évitera au destinataire de devoir actionner la souris pour aller lire votre réponse.
• 2. Le morceau choisi
  Cette méthode, la plus efficace, consiste à ne conserver que la partie du texte à laquelle vous réagissez. Vous évitez ainsi de surcharger le courriel. Sachez que dans la plupart des logiciels de messagerie, si vous sélectionnez une partie du texte de votre correspondant avant de cliquer sur Répondre, seule la sélection est reprise dans la citation.
• 3. Le saucissonnage
  Si votre message est une réaction détaillée point par point, vous pouvez alterner citations et réponses. Prenez garde cependant que l’ensemble reste lisible.

Faites des coupes !

Si le texte de votre correspondant est long, n’hésitez pas à l’alléger. Si vous êtes un puriste, laissez-y le signe « (…) » ou l’onomatopée « (couic) » à l’endroit de vos coupes. Une règle tacite voudrait que l’ensemble des citations n’excède pas 50 % dans un message.

Vérifiez le destinataire de la réponse

En cas de réponse à un mail envoyé à plusieurs destinataires, faites la différence entre Répondre à l’auteur du message et Répondre à tous les destinataires. Ca vous évitera de belles bourdes. Posez-vous pour cela la question : à qui est destiné mon message ?