La principale clé du succès de la mise en place d’une charte e-mail dans l’organisation réside dans le fait qu’elle ne doit absolument pas être perçue comme une démarche autoritaire et subie : cette charte, idéalement élaborée au sein d’un groupe de travail composé de représentants des principaux groupes d’utilisateurs, doit être adoptée par les salariés, qui y trouveront notamment une information pertinente sur les utilisations tolérées et interdites sur le lieu de travail, ainsi que des conseils pratiques utiles et la mise à disposition de ressources pratiques en ligne.
La charte e-mail, lorsqu’elle comporte des moyens de contrôle et de surveillance des courriers électroniques échangés par les salariés, ainsi qu’un volet disciplinaire, devra être annexée ou intégrée au règlement intérieur de l’organisation : ceci aura notamment pour conséquence une phase obligatoire d’information et de consultation du Comité d’Entreprise, mais aussi communication à l’inspecteur du travail, publicité et affichage.
Enfin, il est utile de rappeler qu’une charte e-mail ne doit pas être élaborée indépendamment du droit applicable dans le pays de l’organisation concernée. Ainsi, toute mise en place d’outils de surveillance électronique sera totalement « hors la loi » si le traitement des données personnelles n’a pas été déclaré à la CNIL.
Ressources et exemples
- La société Actoba propose sur son site de nombreux livres blancs consacrés au droit appliqué aux médias et réseaux de communication. Parmi ceux-ci, le livre blanc « La charte de l’utilisation de l’outil informatique en entreprise » est disponible pour 6,50 euros : www.actoba.com
- Le consultant Yves Lasfargue reprend et commente une charte appliquée chez Renault : très complète, elle peut servir d’exemple.
- Le site Educnet propose un projet de charte (PDF) entre établissements scolaires et élèves, ainsi qu’un guide d’élaboration des chartes d’usage.
- Outre Atlantique, l’Université de Montréal a élaboré un dossier consacré à l’implantation de services de courriel dans les écoles, qui comprend notamment la présentation d’une politique d’utilisation.
Vous trouverez en ligne quelques chartes en vigueur :
- la Charte du bon usage des ressources informatiques, électroniques et numériques mise en place à Sciences Po
Conclusion
Les avantages à attendre de la mise en place concertée et accompagnée d’une charte e-mail sont nombreux. Cette charte s’insère très souvent au sein d’une charte plus générale consacrée à l’utilisation des outils technologiques dans l’entreprise : les usages concernent alors aussi bien les postes informatiques, le réseau internet ou intranet, ainsi que les téléphones portables et autres outils nomades mis à disposition des collaborateurs.
Mais le plus important à retenir quant à la mise en place de ces outils, est qu’ils doivent être rédigés et implémentés avec comme objectif principal de contribuer à de meilleurs usages qui apporteront des progrès aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.
Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com
