Envoyer des invitations depuis Google Agenda

Vous avez une réunion ou un rendez-vous à organiser ? Utilisez les fonctionnalités avancées de Google Agenda et invitez par e-mail les différents participants.

Dans l’agenda, créez un événement ou éditez un événement existant. Dans le cadre de droite de la page de l’événement, vous pouvez inviter des participants.

Pour sélectionner les participants, tapez leur adresse e-mail dans le champ Ajouter des invités prévu à cet effet. Google vous aide en vous proposant les adresses e-mail de vos contacts dès les premières lettres tapées. Une fois l’adresse complète, cliquez sur le bouton Ajouter : l’invité s’ajoute à la liste.

Notez que dans la liste, vous pouvez cliquer sur l’icône d’un invité pour signaler que sa présence est facultative. L’icône sera alors affichée en creux.

Vous pouvez également cliquer sur le lien Horaires proposés pour planifier précisément l’événement et trouver un créneau commun à tous les participants. Consultez l’astuce Planifier une réunion dans Google Agenda pour en savoir plus.

Parmi les options proposées, vous pouvez autoriser les invités à modifier l’événement, inviter d’autres personnes ou voir la liste des invités.

Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer, en haut de la page. Google Agenda vous demande de confirmer l’envoi des invitations. Cliquez sur le bouton Envoyer.

Quelle information les invités reçoivent-ils ?

Les destinataires, qui utilisent un logiciel ou un webmail disposant d’un agenda comme Thunderbird + Lightning, Outlook ou Gmail (entre autres), se verront proposer par leur messagerie elle-même d’accepter ou pas l’invitation

Les autres devront cliquer sur le lien de l’invitation par e-mail pour répondre et indiquer s’ils seront présents ou non.