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Définir des règles de message dans Outlook

Cette astuce est valable pour Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.

Classer automatiquement les e-mails dans des dossiers, isoler les publicités, mettre en valeur les messages importants : les filtres ou règles de message vous permettent de mieux vous organiser dans la gestion quotidienne de votre courrier électronique.

Vous devrez pour chaque règle :

  • préciser les caractéristiques des e-mails auxquels s’appliquera le filtre. Vous pouvez ainsi identifier les courriers par leur expéditeur, par leur objet, par leur contenu, etc.
  • définir l’action associée au filtre. Ce peut être un déplacement du message dans un dossier, sa suppression, un transfert automatique à un correspondant, ou une mise en surbrillance par exemple.
  • ajouter éventuellement des exceptions à la règle.

 Créer une règle à partir de zéro

Outlook 2013 Outlook 2013 et 2010

Dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur le bouton Règles puis Gérer les règles et les alertes…

Outlook 2007 Autres versions

Déroulez le menu Outils et sélectionnez Règles et alertes (ou Assistant Gestion des messages dans les anciennes versions du logiciel).

Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Nouvelle règle… (ou Nouveau).

Outlook vous guide alors dans la création de votre règle de message. Vous pouvez opter pour des règles préconstruites dans les sections Rester organisé et Rester à jour. Ou, si votre règle est plus complexe, vous pouvez choisir l’option Vérifier les messages à leur arrivée dans la section Démarrer à partir d’une règle vierge.

Assistant gestion des messages

La description de la règle en cours de création s’affiche en bas de la fenêtre.

Si un mot est souligné en bleu, vous devez cliquer dessus pour donner des précisions. Par exemple, si vous avez sélectionné la condition « contenant des mots spécifiques dans l’objet », cliquer sur le lien en bleu vous permet de préciser les mots en question.

A chaque étape, cliquez sur le bouton Suivant.

Au dernier écran, donnez enfin un nom à la règle. Cliquez sur Terminer.

Votre nouvelle règle apparaît dans la fenêtre Règles du courrier électronique (ou Assistant Gestion des messages). Vous pouvez à cet endroit déterminer l’ordre d’application des différentes règles (grâce aux boutons Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas) ou cliquer sur le bouton Modifier pour changer une règle.

Créer une règle à partir d’un message

Notez que vous pouvez aussi créer une règle à partir d’un message. Dans Outlook 2013, 2010, 2007 et 2003, cliquez du bouton droit de la souris sur un message dans la liste et sélectionnez Créer une règle… Outlook vous proposera des critères repris directement du message sélectionné. Précisez les caractéristiques de la règle, en cliquant éventuellement sur le bouton Options avancées… pour accéder à des réglages plus précis.

Créer une règle

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