En proposant une énorme capacité de stockage et en incitant à l’archivage des messages plutôt qu’à leur suppression, Gmail faisait entrer, il y a 10 ans, l’e-mail dans une nouvelle ère. Celle de la conservation ad vitam aeternam du courrier électronique. La fonctionnalité Archiver de Gmail est aujourd’hui en passe de devenir un standard : Microsoft a profité de la sortie d’Outlook.com en 2012 pour l’ajouter discrètement à sa messagerie et Yahoo Mail vient de l’introduire.
L’archivage des messages est une très bonne idée sur le papier. Pourtant, son usage systématique pose quelques problèmes. Alors, devez-vous archiver ou supprimer vos messages ? Eléments de réflexion.
Les arguments pour l’archivage
- Il y a de la place : depuis le lancement de Gmail en 2004, les capacités de stockage des boîtes ont explosé. Avec par exemple 15 Go de stockage pour Gmail et une capacité quasi illimitée pour Outlook.com, il n’y a plus besoin de faire le ménage dans sa boîte pour pouvoir continuer à recevoir du courrier (rappelons qu’il fut un temps où les boîtes refusaient les nouveaux messages pour cause de Mailbox full !).
- On ne sait jamais… : qui vous dit que dans 2 jours, dans un mois ou dans 5 ans, vous n’aurez pas besoin d’une information contenue dans un des messages que vous recevez aujourd’hui. Archiver, c’est se constituer une petite banque d’information qui selon toute probabilité vous sera utile un jour.
Les arguments contre l’archivage
- On se noie vite : Les outils de recherche ont beau être performants, il faut savoir les utiliser. Une simple recherche parmi plusieurs milliers de messages donne bien souvent des centaines de résultats. Et plus on archive, plus les listes de résultat s’allongent.
- C’est dangereux : Votre boîte contient des informations confidentielles, des numéros de compte, des identifiants, des mots de passe, des photos de vous. Les conserver, c’est risquer qu’un jour, à l’occasion d’un piratage, elles tombent entre de mauvaises mains.
- C’est (souvent) inutile : quelle est la proportion de messages contenant une information utile ou ayant une réelle valeur ajoutée dans votre courriel ? Elle est minoritaire. Si vous enlevez les notifications des réseaux sociaux, les newsletters et les e-mails commerciaux, il ne reste pas grand chose.
- Ca enrichit les géants du Net : si les messageries vous poussent à archiver vos e-mails, ce n’est pas simplement pour vous rendre service. C’est aussi parce qu’elles y gagnent. Plus la masse de messages stockés sera grande, plus elles auront de facilité à établir votre profil et à vous proposer de nouveaux services ou de la publicité ciblée.
- C’est pas très écolo : le stockage des messages est énergivore. Dans le monde, les centres de stockage des données (data centers) consomment 1.5 % de l’électricité mondiale et, majoritairement alimentés par des centrales au charbon, sont responsables de 2% des émissions de CO2 (consultez notre dossier sur l’e-mail écolo pour en savoir plus).
Quelle attitude adopter ? Le débat est ouvert !
Il n’y a bien évidemment pas de solution idéale, et c’est à chacun de trouver un bon compromis dans son utilisation de l’e-mail. A Arobase.org, nous aurions tendance à privilégier la suppression des messages à leur archivage. De notre point de vue, un message est destiné à être supprimé et ne doit être archivé que s’il a une valeur certaine (sentimentale, commerciale, historique…).
Bonjour
J’ai fait du tri dans mes mails mais il m’en reste, combien de temps faut il conserver les mails svp et les quels faut jeter
Exemple: Si on changer d’opérateur de téléphone et de fournisseur d’énergie faut il conserver des mails de nos anciens fournisseurs et opérateurs.
Merci d’avance pour votre réponse
Hello,
Je suis plus de celles qui suppriment, mais visiblement pas encore assez régulièrement, car il me reste encore 1000 mails sur plus de 7000.
J’ai réussi à supprimer en nombre grâce au défi #onestpret avec les logiciels cleanfox et Mailstrom.
Je n’ai jamais archiver. En revanche, j’enregistre sur des serveurs en ligne… Car mes deux derniers disques durs m’ont lâché et j’ai perdu énormément de documents importants.
Merci pour ces informations
Est-ce que ça fait gagner de la place sur disque dur, d’archiver ?
Si par exemple les mails sont compressés, ou stockés sur les serveurs genre google, et rapatriés à la demande dans les clients mail sur le poste de travail ?
Merci d’avance
Bonsoir,
On peut tout à fait archiver ses messages en local. C’est à dire sur un DVD-ROM. C’est économique, ça ne prends pas de place (ou si peu), et c’est bien plus sécurisant que de tout laisser en ligne chez un géant du net (GAFAM, voir l’affaire Yahoo à ce propos : https://www.nextinpact.com/news/101668-yahoo-confirme-avoir-aide-fbi-mais-dement-portee-outil-surveillance.htm ).
Et croyez-moi qu’on peut en stocker des e-mail sur 4 Go, même avec pièce-jointe incluse.
À bientôt.
Il y a une différence entre « archiver » et « sauvegarder » les messages.
Archiver c’est conserver les messages sur le serveur, en général dans le dossier « archives ».
Sauvegarder c’est enregistrer les messages sur l’ordinateur, dans un format qui dépend de la messagerie. Par exemple:
– Avec Windows Live Mail: format .eml que l’on peut lire avec WLM.
– Avec Netcourrier: format .mbox que l’on peut lire avec Word.
La sauvegarde est plus intéressante car vous pouvez ensuite détruire les messages du serveur.
Pour moi j’aime mieux ne pas archiver des courriels. Lorsque je supprime c’est définitif.
Avec l’extension Import-Export Tool de Thunderbird, je conserve quelques messages archivés en dehors de la messagerie, sur un disque externe, par exemple.
Moi je supprime la plupart de mes courriels. Si je veux absolument garder 1 information je m’envoie le courriel dans ma boite de messagerie du serveur et j’enrégistre le courriel dans mes documents qui sont dans Drobox.