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Archiver

Faut-il archiver ou supprimer les e-mails ?

En proposant une énorme capacité de stockage et en incitant à l’archivage des messages plutôt qu’à leur suppression, Gmail faisait entrer, il y a 10 ans, l’e-mail dans une nouvelle ère. Celle de la conservation ad vitam aeternam du courrier électronique. La fonctionnalité Archiver de Gmail est aujourd’hui en passe de devenir un standard : Microsoft a profité de la sortie d’Outlook.com en 2012 pour l’ajouter discrètement à sa messagerie et Yahoo Mail vient de l’introduire.

L’archivage des messages est une très bonne idée sur le papier. Pourtant, son usage systématique pose quelques problèmes. Alors, devez-vous archiver ou supprimer vos messages ? Eléments de réflexion.

Archiver ou Supprimer

Dans l’application Mail de l’iPhone, selon le réglage, les messages Gmail et Outlook.com peuvent être archivés… ou supprimés.

 

Les arguments pour l’archivage

  • Il y a de la place : depuis le lancement de Gmail en 2004, les capacités de stockage des boîtes ont explosé. Avec par exemple 15 Go de stockage pour Gmail et une capacité quasi illimitée pour Outlook.com, il n’y a plus besoin de faire le ménage dans sa boîte pour pouvoir continuer à recevoir du courrier (rappelons qu’il fut un temps où les boîtes refusaient les nouveaux messages pour cause de Mailbox full !).
  • On ne sait jamais… : qui vous dit que dans 2 jours, dans un mois ou dans 5 ans, vous n’aurez pas besoin d’une information contenue dans un des messages que vous recevez aujourd’hui. Archiver, c’est se constituer une petite banque d’information qui selon toute probabilité vous sera utile un jour.

Les arguments contre l’archivage

  • On se noie vite : Les outils de recherche ont beau être performants, il faut savoir les utiliser. Une simple recherche parmi plusieurs milliers de messages donne bien souvent des centaines de résultats. Et plus on archive, plus les listes de résultat s’allongent.
  • C’est dangereux : Votre boîte contient des informations confidentielles, des numéros de compte, des identifiants, des mots de passe, des photos de vous. Les conserver, c’est risquer qu’un jour, à l’occasion d’un piratage, elles tombent entre de mauvaises mains.
  • C’est (souvent) inutile : quelle est la proportion de messages contenant une information utile ou ayant une réelle valeur ajoutée dans votre courriel ? Elle est minoritaire. Si vous enlevez les notifications des réseaux sociaux, les newsletters et les e-mails commerciaux, il ne reste pas grand chose.
  • Ca enrichit les géants du Net : si les messageries vous poussent à archiver vos e-mails, ce n’est pas simplement pour vous rendre service. C’est aussi parce qu’elles y gagnent. Plus la masse de messages stockés sera grande, plus elles auront de facilité à établir votre profil et à vous proposer de nouveaux services ou de la publicité ciblée.
  • C’est pas très écolo : le stockage des messages est énergivore. Dans le monde, les centres de stockage des données (data centers) consomment 1.5 % de l’électricité mondiale et, majoritairement alimentés par des centrales au charbon, sont responsables de 2% des émissions de CO2 (consultez notre dossier sur l’e-mail écolo pour en savoir plus).

Quelle attitude adopter ? Le débat est ouvert !

Il n’y a bien évidemment pas de solution idéale, et c’est à chacun de trouver un bon compromis dans son utilisation de l’e-mail. A Arobase.org, nous aurions tendance à privilégier la suppression des messages à leur archivage. De notre point de vue, un message est destiné à être supprimé et ne doit être archivé que s’il a une valeur certaine (sentimentale, commerciale, historique…).

Quelle attitude adoptez-vous ? Quels e-mails supprimez-vous ? Lesquels conservez-vous ? Exprimez-vous dans les commentaires !

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Commentaires

  1. Bonsoir,

    On peut tout à fait archiver ses messages en local. C’est à dire sur un DVD-ROM. C’est économique, ça ne prends pas de place (ou si peu), et c’est bien plus sécurisant que de tout laisser en ligne chez un géant du net (GAFAM, voir l’affaire Yahoo à ce propos : https://www.nextinpact.com/news/101668-yahoo-confirme-avoir-aide-fbi-mais-dement-portee-outil-surveillance.htm ).

    Et croyez-moi qu’on peut en stocker des e-mail sur 4 Go, même avec pièce-jointe incluse.

    À bientôt.

  2. Il y a une différence entre « archiver » et « sauvegarder » les messages.
    Archiver c’est conserver les messages sur le serveur, en général dans le dossier « archives ».
    Sauvegarder c’est enregistrer les messages sur l’ordinateur, dans un format qui dépend de la messagerie. Par exemple:
    – Avec Windows Live Mail: format .eml que l’on peut lire avec WLM.
    – Avec Netcourrier: format .mbox que l’on peut lire avec Word.
    La sauvegarde est plus intéressante car vous pouvez ensuite détruire les messages du serveur.

  3. Pour moi j’aime mieux ne pas archiver des courriels. Lorsque je supprime c’est définitif.

  4. Avec l’extension Import-Export Tool de Thunderbird, je conserve quelques messages archivés en dehors de la messagerie, sur un disque externe, par exemple.

  5. Pierrette Picard

    Moi je supprime la plupart de mes courriels. Si je veux absolument garder 1 information je m’envoie le courriel dans ma boite de messagerie du serveur et j’enrégistre le courriel dans mes documents qui sont dans Drobox.

  1. Charlotte : Je voudrais bien pouvoir archiver simplement sur mon ordinateur ! Pour mon courrier papier, je le lis, j’en jette une grande partie, et je classe le reste dans mes dossiers. Il ne me viendrait pas à l’idée de le remettre dans la boite aux lettres ! Alors, je ne vois pas pourquoi je ferais autrement avec ma messagerie. Mais je désespère : mon Outlook professionnel me permet cette fonction « Enregistrer sous… » mais je n’arrive pas à trouver son équivalent en version personnelle. [26/12/2013]
  2. Fluhe : Correspondant de presse‚ les courriels sont nombreux et impossible de les jeter. Je conserve tout en ligne et rien sur mon ordi que je change régulièrement. Cela fait bien longtemps que je n’utilise plus Outlook pour importer sur mon ordi. C’est de la préhistoire. Combien de messages perdus et combien de virus dans la machine avec ce système. Ouf c’est fini. Quand à Big Brother‚ je m’en moque. Idem pour les pubs ciblées… le stockage en ligne c’est génial… [01/07/2013]
  3. Eloquentjoker : Moi je rapatrie mes mails via un logiciel de courrier soit Foxmail. Cela une fois exécuté, les mails sont automatiquement supprimés du serveur. Ensuite, dans mon logiciel de courrier, je ne garde que les mails qui ont une importance pour moi. Les autres sont supprimés. En ce qui concerne Gmail (webmail), dont je ne me sers que de façon secondaire (pour les newletters principalement) j’efface systématiquement tous les mails qui y aboutissent. Si j’estime que certains ont de l’importance, je les transfèrent vers mon adresse principale dans Foxmail. [30/06/2013]
  4. Gisèle : je conserve mes messages quelques jours, puis ensuite poubelle et ce qui me parait important, je l’imprime [28/06/2013]
  5. Toublanc : je préfère archiver [28/06/2013]
  6. seruzmic : Je décharge tout instantanément sur Outlook office (jamais rien laissé sur le serveur); puis je mets les 3/4 en indésirables (après lecture éventuelle), que je jette chaque mois; et je mets en « historique » le résidu, après nettoyage des inutiles. Les outils Outlook sont très performants pour gérer tout cela. [28/06/2013]
  7. Ysabeau : Déjà je n’utilise ni les services de gmail ni ceux de Yahoo, j’ai mon propre serveur ou celui attaché au nom de domaine. Ensuite, je reste définitivement attachée à mon courrielleur qui est tout de même plus efficace pour organiser le courriel. Enfin je fais les deux : archiver ce qui est vraiment essentiel (très peu), voire enregistrer au besoin et poubelle pour le reste. Et, évidemment… j’enregistre les pièces jointes. [28/06/2013]
  8. Forlog : J’archive les messages que je pense important de garder puis un mois plus tard, je fais le ménage. Je recommence environ trois mois après. Je me suis aperçu que peu de messages méritent d’être conservés. Si des données essentielles en font partie, je les extrais pour les stocker et classer ailleurs. [28/06/2013]
  9. Senebreiz : Moi, je n’archive pas. Si un mail contient une info que je veux sauvegarder, je la copie dans un endroit approprié de « mes documents ». Par contre, sur mon ordi, je fais régulièrement une sauvegarde de mes mails avec un logiciel spécifique : EZ Backup. [28/06/2013]
  10. Jeanclaudelesieur : Je supprime mes messages. Je n’ai pas confiance aux serveurs…Bizarrement des incidents surviennent de temps à autres et les fournisseurs se servent de votre profil. C’est eux qui sont en première utilité, pour leurs services et se moquent totalement de vous. [28/06/2013]
  11. Jean-LuK : Comme pour le courrier papier, ce qui est important ou peut-être utile à l’avenir, je conserve et sur place. Je duplique régulièrement mon fichier de messagerie sous Thunderbird. Le tout est classé dans une arborescence de dossiers. Je ne conserve pas grand-chose en ligne, que ce qui est très important, et si je pouvais prendre la main sur ces dossiers, les gérer sur un serveur qui me soit propre et sécurisé, je le ferais sans hésité. Je n’ai aucune confiance envers les prestataires de messagerie, fussent-ils Google ou Yahoo. [28/06/2013]
  12. Bernard G : Je n’archive que très peu de mails et au bout d’un certains temps même ceux archivés finissent en « classement vertical ». Donc pratiquement tous mes mails sont de préférence supprimés. [28/06/2013]
  13. Géronimo : Vous avez oublié qu’à l’heure du scandale PRISM [NDLR : PRISM est un dispositif permettant à l’agence de sécurité américaine NSA d’accéder aux communications en ligne des internautes], toutes ces boîtes aux lettres bien remplies sont des mines d’information pour les services d’espionnage ou de contre-espionnage. Je ne parle pas tant en matière de terrorisme que d’espionnage économique. La prudence consiste généralement à ne pas laisser trop de traces. [26/06/2013]

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