Les bénéfices d’une charte e-mail dans l’entreprise

Les menaces qui pèsent sur les organisations coûtent tous les ans des millions d’euros aux entreprises, et chaque outil permettant de diminuer ces risques et les coûts associés doit être envisagés.

Une charte e-mail doit être mise en place dans toutes les organisations ayant mis à disposition de leurs employés l’outil de courrier électronique. Une fois que cette charte a été discutée, élaborée, validée et soumise à tous les employés ainsi qu’aux partenaires sociaux, il est ensuite impératif de s’assurer qu’elle est respectée. Ceci peut être fait en organisant régulièrement des formations, ainsi qu’en surveillant les courriers électroniques échangés dans votre organisation.

Les bénéfices de la mise en place d’une Charte Email

Il vaut mieux prévenir que guérir. C’est dans cette optique que trois bénéfices sont attendus de la mise en place d’une charte e-mail.

Le premier bénéfice est d’attirer l’attention des employés sur le fait que l’envoi d’un e-mail recèle de nombreux risques potentiels, et qu’en suivant les règles et conseils d’utilisation de la charte e-mail ils contribueront à protéger efficacement leur employeur.

Le second avantage est que la charte e-mail est un bon outil pour attirer l’attention des utilisateurs sur l’utilisation à des fins personnelles de l’email professionnel.

Troisièmement, puisque « prévenir » ne suffit pas toujours, en cas de litige important relatif, par exemple, au contenu inapproprié d’un email, une charte e-mail peut atténuer la responsabilité de l’employeur, en prouvant que ce dernier a mis en oeuvre des actions auprès de ses utilisateurs pour s’assurer des bons usages.

Les recherches de courriers électroniques sur demandes légales En Amérique du Nord, les sauvegardes d’emails sont de plus en plus souvent utilisées au cours des procès, et les avocats nord-américains sont unanimes pour considérer que les mails sont des vraies mines d’or … Dans les cas les plus courants, il s’agit de retrouver toutes les correspondances entre des anciens employés, licenciés, et leurs anciens supérieurs hiérarchiques, collègues ou responsables des ressources humaines. Ces recherches prennent souvent beaucoup de temps, et demandent des efforts coûteux de restauration d’archives et de compilation. Dans certains cas, certains ordinateurs pourront être saisis par la justice. Enfin, il peut également arriver que des courriers électroniques embarrassants émergent de ces volumes d’informations informatiques. Une charte Email doit notamment inclure des instructions précises sur la conservation et la suppression des courriers électroniques.

Contenu d’une Charte Email

La charte e-mail n’est pas un simple guide, mais, à l’image d’un contrat, fixe les droits et obligations du salarié et de l’employeur. Elle inclura des dispositions concernant :

• l’utilisation de l’internet et de la messagerie électronique (il convient ici de reconnaître un usage raisonnable de l’outil à des fins personnelles)
• les droits des salariés (données personnelles, respect de la vie privée, etc.)
• la sécurité du réseau informatique
• les procédures de surveillance mis en place
• les procédures d’alerte et les sanctions en cas d’abus.

Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com