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Insérer automatiquement une signature avec Outlook

Cette astuce est valable pour  Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 et Outlook 2003.

Pour communiquer vos coordonnées à tous vos correspondants, pour présenter les derniers produits ou services de votre entreprise, vous avez la possibilité d’ajouter automatiquement un petit bout de texte à la fin de vos messages sortants : il suffit pour cela de créer une signature. Outlook vous permet de gérer cela tout simplement.

Outlook 2016 Outlook 2016, 2013 et 2010

Affichez le ruban Fichier puis cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui apparaît, rendez-vous dans la section Courrier et cliquez sur le bouton Signatures.

Outlook 2007 Outlook 2007 et 2003

Sélectionnez Options… dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier. Cliquez sur le bouton Signatures…

Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur le bouton Nouveau.

Donnez un nom à votre signature, puis tapez le texte dans le champ en bas de la fenêtre. Vous pouvez en modifier l’apparence en changeant de police de caractère, de taille, de couleur, utiliser le gras, l’italique et le souligné. Vous pouvez même insérer des images et des liens.

Modifier la signature

Cliquez sur le bouton Enregistrer (Terminer dans Outlook 2003).

Vous devez ensuite préciser comment vont s’afficher les signatures. Dans presque toutes les versions du logiciel, cela se fait directement depuis la fenêtre de modification des signatures. Dans Outlook 2003, cela se passe dans la fenêtre Options (onglet Format du courrier).

Signature par défaut

  • Dans la première liste déroulante, sélectionnez le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature.
  • Sélectionnez ensuite dans la liste Nouveaux messages la signature que vous désirez ajouter aux messages que vous créez.
  • Si vous désirer insérer votre signature dans les messages transférés ou les réponses, sélectionnez une signature dans la liste Réponses /transferts.

Cliquez enfin sur le bouton OK.

Outlook 2000 Outlook 2000

Sélectionnez Options… dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l’onglet Format du courrier.

Dans la zone Signature, cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures.

Inclure la signature

Pour en créer une signature, cliquez sur le bouton Nouveau. Donnez ensuite un nom à votre signature, et sélectionnez l’option Démarrer avec un exemplaire vide. Cliquez sur Suivant.

Vous pouvez alors taper votre signature.

Modifier la signature

Cliquez enfin sur Terminer. Vérifier dans l’écran suivant que tout est correct et cliquez sur OK.

Dans la fenêtre qui reste ouverte, sélectionnez votre signature comme signature par défaut et cliquez sur OK.

Vous pouvez à cet endroit d’inclure ou non la signature lors des réponses ou des transferts des messages. Cochez ou décochez simplement Ne pas utiliser lors de la réponse ou du transfert.

Drôle d’endroit pour placer une signature

Notez qu’Outlook a un défaut : lors d’une réponse ou un transfert, il place la signature en dessous de votre message et au dessus des citations, et non tout en bas des messages comme le veut l’usage…

Quelles infos mettre dans votre signature ? Comment la rendre efficace ?
Consultez la page Concevoir la signature d’un e-mail

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3 commentaires

  1. Bonsoir,

    J’aime revenir de temps en temps sur votre site…

    Alors voilà une petite astuce supplémentaire pour être tout aussi pro qu’efficace pour vos lecteurs : servez vous de votre signature pour en faire le moins possible !

    Je m’explique : au delà de votre signature, il y a beaucoup de mots que vous ré-écrivez à chacun de vos mails (bonjour, cordialement, …) … Alors pourquoi ne pas les intégrer avec votre signature ?

    Pour plus, d’info n’hésitez pas à faire un tour sur l’article que j’ai mis en lien sur mon prénom (sur ce post, vous découvrirez comment créer votre signature de feignant)… et revenez sur Arobase car comme moi vous y trouverez encore et encore des petites choses qui font la différence !

    😉
    @+
    Vincent

  2. Bonjour,

    J’ai lu votre post sur la signature, moi je n’ai pas le ruban fichier, je n’y arrive donc pas! j’utilise hotmail sur outlook. Pouvez vous m’aider, moi il faut que j’aille ds options, mise en forme et je ne peux que écrire du texte ou ajouter un lien hypertexte merci

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