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Concevoir la signature d’un e-mail

Elle sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la pub pour votre site ou à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails : la signature est le message qui apparaît au bas de chacun des courriers électroniques que vous envoyez. On y retrouve généralement les informations contenues habituellement dans un papier entête.

Les règles d’or pour bien concevoir sa signature

La signature professionnelle

Une signature professionnelle se doit d’être sobre.

Pour être efficace, vous avez tout intérêt à faire court :

  • pas plus de 4 lignes
  • pas plus de 70 caractères par ligne (au delà, vous vous exposez à des retours à la ligne malvenus)
  • mettez votre nom, éventuellement votre fonction, le nom de votre société, l’adresse de son site Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Éventuellement un lien vers votre profil LinkedIn ou Viadeo. Pas besoin d’en mettre plus.

Exemple :

Robert Bidochon
Représentant de la société Bidule
http://www.bidule.fr
Tel. 01 01 01 01 01 / Fax 01 01 01 01 02
Mob. : 06 01 01 01 01

La signature personnelle

La signature personnelle impose moins de contrainte. Vous pouvez vous lâcher un peu, inclure par exemple une citation, un dessin et changer automatiquement de signature à chaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d’un logiciel de messagerie).

Côté informations pratiques, n’oubliez pas de faire figurer :

  • vos numéros de téléphone
  • votre identifiant Skype si vous en avez un
  • le lien vers votre page Facebook, votre compte Twitter ou Instagram
  • l’adresse de votre site Web, de votre album photo en ligne, ou de votre blog personnel

Gras, italiques et couleurs

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de messagerie et webmails autorisent la mise en forme des signatures, avec gras, italique, couleurs et modification de la police de caractères.

En revanche, très peu vous permettront d’insérer des images. Consultez la page sur la signature e-mail enrichie pour en savoir plus.

Quelques exemples de signatures e-mail

Type de signature Ressources
Citation
« Qui vit sans folie n’est pas si sage qu’il croit.« La Rochefoucauld
Texte dessiné Utilisez le générateur (FIGlet Server) du site Asciii Set.
Message écolo
Incitez vos correspondants à ne pas imprimer les e-mails pour préserver l’environnement.
Quelques exemples ici.
Disclaimer
Les informations contenues dans ce message sont confidentielles et peuvent être couvertes par le secret professionnel…
Si vous êtes en entreprise, vous pouvez placer à la fin de vos e-mails un disclaimer, servant à vous protéger juridiquement. Consultez notre dossier sur les disclaimers e-mail.

 

En pratique

Comment créer et modifier votre signature dans votre messagerie ou logiciel de messagerie

Le saviez-vous ? La séparation entre le texte et la signature est standardisée.
Si vous utilisez un logiciel de messagerie, celui-ci se charge normalement d’insérer automatiquement une séparation entre le texte principal de l’e-mail et la signature. Cette séparation est standardisée : il s’agit de la chaîne de caractère « —  » (2 tirets suivi d’une espace). Ce séparateur permet aux logiciels et webmails de détecter automatiquement la signature dans le corps de l’e-mail : ils peuvent alors l’afficher dans une autre couleur ou supprimer automatiquement cette signature dans une réponse. Certains logiciels ne placent cependant pas automatiquement ce séparateur entre le texte et la signature. Vous devrez alors le placer au tout début de votre signature.
Suivant :

Créer une signature enrichie (avec image, liens et couleurs)

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