A quoi servent les disclaimers e-mail ?

Qu’est-ce qu’un Disclaimer e-mail ?

« Ce message et toutes les pièces jointes sont établis à l’intention exclusive de ses destinataires et sont confidentiels. Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d’en avertir immédiatement l’expéditeur ».

Un disclaimer d’email est un texte ajouté aux e-mails émis afin d’en atténuer les éventuelles conséquences juridiques pour l’organisation responsable de son émission. A ce souci de respect d’un principe de prudence juridique peuvent s’ajouter des avertissements commerciaux ou marketing.

Le terme « disclaimer » se traduit correctement en français par « exclusion de responsabilité légale ».

Votre entreprise a-t-elle besoin de disclaimer e-mail ?

Aucun texte de droit français, loi ou règlement, n’oblige l’expéditeur d’un e-mail à inclure dans celui-ci un tel message d’avertissement. Mais aujourd’hui, les courriers électroniques qui s’échangent sur l’internet contiennent des informations qui, il y a encore peu de temps, s’échangeaient oralement au cours de conversations téléphoniques par exemple. Or, les écrits restent…

Quatre raisons principales peuvent pousser votre organisation, si ce n’est pas encore fait, à ajouter des disclaimers aux e-mails professionnels : protection juridique, respect d’obligations réglementaires, activités internationales, efficacité marketing ou commerciale.

• Protection juridique
  Dans le cas où vous seriez poursuivi en justice sur la base du contenu d’un email émanant de votre organisation, il n’est pas certain qu’un disclaimer d’email vous libère de votre responsabilité devant un tribunal. Cependant, il peut aider dans certains cas, y compris sur l’atténuation de votre responsabilité. Et, plus important, la présence d’un disclaimer dans vos emails dissuadera les éventuels personnes qui pourraient rechercher facilement à vous intenter des procès. Notre dossier « Les risques juridiques liés à l’usage du courrier électronique » fait un point complet sur les cinq types de risques juridiques associés à l’utilisation de l’email, et, pour chacun, ce que le disclaimer d’email peut apporter comme réponse.
• Obligations réglementaires
  Certaines réglementations sectorielles rendent obligatoires aux entreprises de protéger les données personnelles de leurs clients. Aux Etats-Unis par exemple, les organismes de santé doivent archiver toutes leurs communications par emails en en garantissant la sécurité d’accès (Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA). De la même manière, la Securities and Exchange Commission (SEC, équivalent de la Commission des Opérations de Bourse en France, COB), ainsi que les lois Gramm-Leach-Bliley, imposent des obligations équivalentes pour toutes les institutions financières, au risque de se voir infliger des pénalités importantes. Ainsi, dans certains secteurs professionnels, les disclaimers d’emails incluront des textes spécifiques rappelant la conformité des organisations aux obligations réglementaires sectorielles.
• Activités internationales
  L’e-mail est international. Dans de nombreux pays, dotés de législations nationales spécifiques, l’appréciation portée sur les différents risques juridiques pourra être différente. Les organisations doivent donc, par prudence, se « caler » sur les règles du pays partenaire où la législation est la plus restrictive.
• Efficacité marketing ou commerciale
  En fin de disclaimer, il est courant de lire des messages publicitaires ou slogans, ainsi que les coordonnées complètes de l’entreprise émettrice. Certaines organisations profiteront de ce média pour y ajouter des textes lors de la sortie d’une nouvelle gamme de produits, lors d’un changement d’adresse, etc.

Page rédigée par Pierre-Jean, LaVacheAutomatique.com