Concevoir la signature d'un e-mail

Informative ou distractive : soignez votre signature

Elle sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la pub pour votre site ou à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails : la signature est le message qui apparaît au bas de chacun des courriers électroniques que vous envoyez. On y retrouve généralement les informations contenues habituellement dans un papier entête.

Les règles d'or pour bien concevoir sa signature

• La signature professionnelle

Une signature professionnelle se doit d'être sobre.

Pour être efficace, vous avez tout interêt à faire court :
- pas plus de 4 lignes
- pas plus de 70 caractères par ligne (au delà, vous vous exposez à des retours à la ligne malvenus)
- mettez votre nom, éventuellement votre fonction, le nom de votre société, l'adresse de son site Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Pas besoin d'en mettre plus.

Exemple :

Robert Bidochon
Représentant de la société Bidule
http://www.bidule.fr
Tel. 01 01 01 01 01 / Fax 01 01 01 01 02
Mob. : 06 01 01 01 01

• La signature personnelle

La signature personnelle impose moins de contrainte. Vous pouvez vous lâcher un peu, inclure par exemple une citation, un dessin et changer automatiquement de signature à chaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d'un logiciel de messagerie).

Côté informations pratiques, n'oubliez pas de faire figurer :
- vos numéros de téléphone
- votre adresse Windows Live / MSN
- votre identifiant FaceBook
- l'adresse de votre site Web, de votre album photo en ligne, de votre page MySpace ou de votre blog personnel

Type de signature	Ressources
Citation "Qui vit sans folie n'est pas si sage qu'il croit." La Rochefoucauld	• Plus de 80 000 citations sur Evene • Une collection romantique de Poésie et citations d'amour • La catégorie Citations et proverbes de Yahoo.fr. • Ne suivez pas les exemples donnés par tRoU dU cULz hiDEoUt : allez-y simplement pour vous mettre de bonne humeur. • Visitez également la page Fun .sig files (en anglais)
Texte dessiné	Utilisez le générateur Lonster's Figlet Server.
Message écolo	Incitez vos correspondants à ne pas imprimer les e-mails pour préserver l'environnement. Quelques exemples ici.
Disclaimer Les informations contenues dans ce message sont confidentielles et peuvent être couvertes par le secret professionnel...	Si vous êtes en entreprise, vous pouvez placer à la fin de vos e-mails un disclaimer, servant à vous protéger juridiquement. Consultez notre dossier sur les disclaimers e-mail.
Dessins au format texte	Voyez la page consacrée à ce que l'on appelle l'art ASCII.

La séparation entre le texte de l'e-mail ET la signature

Votre logiciel de messagerie se charge normalement d'insérer automatiquement une séparation entre le texte principal de l'e-mail et la signature. Cette séparation est standardisée : il s'agt de la chaîne de caractère "-- " (2 tirets suivi d'une espace).

Ce séparateur permet aux logiciels de détecter automatiquement la signature dans le corps de l'e-mail : ils peuvent alors l'afficher dans une autre couleur, ou, lors d'une réponse, supprimer automatiquement cette signature du texte original cité.

Certains logiciels ne placent cependant pas automatiquement ce séparateur entre le texte et le sognature. Vous devrez alors le placer au tout début de votre signature.

Pour aller plus loin...

Vous désirez mettre en forme (couleurs, gras, italique) votre signature et y insérer des liens et des images ?
Consultez la page Créer une signature HTML.
Vous voulez changer automatiquement de signature à chaque nouveau mail ?
Installez un logiciel de permutation de signature.
Vous voulez signer vos courriers électroniques à la main ?
Signature-mail permet d'ajouter une signature manuscrite à la fin de ses messages. Pour utiliser ce service, gratuit pour le moment, il suffit d'imprimer un formulaire sur le site, et de le télécopier à un numéro gratuit. En moins d'une minute, le document est prêt à être téléchargé et installé sur le logiciel de courrier.
Notez qu'une fonction de signature manuscrite est incluse par défaut dans IncrediMail (voir l'astuce correspondante sur Incredissimo).

En pratique

Arobase.org vous explique comment créer et modifier votre signature...

- avec votre logiciel :
Windows Live Mail, Outlook Express, Outlook, Eudora, IncrediMail (sur Incredissimo), Thunderbird, Opera Mail.

- avec votre webmail :
Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Orange, Neuf Telecom.

Créer une signature HTML

Personnaliser vos e-mails : la signature • la carte de visite • les dessins ASCII • les papiers à lettres • le mail HTML