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Mauvaises habitudes e-mail

E-mail : 10 mauvaises habitudes dont il est temps de vous débarrasser

Interrogez-vous un instant : depuis quand utilisez-vous l’e-mail ? 5 ans, 10 ans, 15 ans ? Votre pratique du courrier électronique a-t-elle évolué depuis ce temps ? N’avez-vous pas gardé des vieux réflexes datés ou encore développé de mauvaises habitudes ? Il est grand temps de vous débarrasser de quelques travers, qui peuvent susciter l’agacement de vos correspondants, leur faire perdre du temps ou vous empêcher d’être efficace dans la gestion de votre courrier. Nous avons listé 10 mauvaises habitudes dont vous devriez vous défaire si jamais vous les aviez. Vous aurez loisir de réagir et d’en signaler d’autres dans les commentaires.

1. Utiliser un vieux message pour créer un nouvel e-mail

Pour envoyer un nouvel e-mail à un groupe de personnes auquel on a déjà écrit, on peut avoir la tentation d’afficher un ancien échange et de cliquer sur Répondre. Les champs destinataires sont alors automatiquement remplis et l’on est sûr de n’oublier personne. Mauvaise idée pourtant : l’e-mail créé a alors un objet (« Re: [le sujet de l’échange précédent] ») qui n’a rien à voir avec la nouvelle conversation et il reprend le texte de vos anciens échanges. Créez plutôt un nouveau message dans lequel vous indiquerez proprement les destinataires (ce sera peut-être l’occasion d’ajouter de nouveaux contacts à votre carnet d’adresses ou de créer des listes de diffusion) et rédigerez un sujet pertinent. Au pire, si vous gardez cette mauvaise habitude, supprimez systématiquement le sujet et le contenu du message.

2. Oublier de changer le sujet d’un message

Les conversations de groupe par e-mail peuvent souvent dériver et aborder des thèmes qui n’ont pas toujours un lien avec le thème de départ. Prenez donc l’habitude de changer le sujet du message à chaque fois que l’objet de la conversation change. Cela vous permettra d’identifier facilement vos échanges dans le futur, de rendre les recherches plus faciles et d’en faciliter l’accès à des personnes extérieures.

3. Envoyer des réponses d’un mot ou d’une ligne

Répondre à un e-mail avec un simple « Merci », « OK » ou « Bien reçu » n’a jamais fait avancer le schmilblick. Si une courte réponse n’apporte rien à une conversation, abstenez-vous : vous n’êtes pas obligé de répondre à tous les e-mails. Vos correspondants vous seront d’ailleurs reconnaissants de ne pas encombrer leur boîte de réception avec des réponses insignifiantes.

4. Utiliser les accusés de réception

A quoi bon vous assurer que votre destinataire a bien ouvert votre message ? Cela vous est-il vraiment indispensable ? Les accusés de réception (ou confirmation de lecture) sont une pratique d’un autre âge et agacent la plupart des destinataires qui se sentent fliqués. D’ailleurs peu de webmails gèrent cette fonctionnalité aujourd’hui. Si vous voulez-vous assurer que votre correspondant a bien reçu un message important, doublez l’envoi d’un SMS ou passez un coup de fil.

Pour en savoir plus : Les accusés de réception

5. Abuser de la copie

Luttez contre la tentation de mettre tout le monde en copie (simple ou cachée) pour le moindre échange. Ne mettez un destinataire en copie que s’il a voulu être informé ou qu’il doit absolument l’être. Au boulot, évitez surtout de mettre en copie la hiérarchie pour mettre la pression sur un collègue ou vous couvrir. Vous transformeriez, comme le disent les anglophones, la Carbon copy (copie carbone) en Cowards copy (copie des lâches).

Pour en savoir plus : Les secrets de la copie cachée

6. Laisser la boîte de réception se remplir

Sur Internet comme dans la vie réelle, une boîte aux lettres normale est une boîte aux lettres vide. Vous pouvez garder quelques messages en souffrance dans votre boîte de réception, mais faites en sorte que leur nombre ne dépasse pas la trentaine. Prenez l’habitude de supprimer ou d’archiver les messages que vous avez lus et qui ne demandent aucune action de votre part. Vous pourrez alors vous concentrer sur les nouveaux messages et augmenterez votre efficacité.

7. Relever les messages en temps réel

Sauf si vous ne recevez que quelques e-mails par jour, évitez d’être averti de l’arrivée des e-mails en temps réel. Désactivez les notifications push, abandonnez la relève des messages toutes les 5 minutes et planifiez-vous des rendez-vous réguliers avec votre messagerie plusieurs fois par jour – le matin en arrivant au boulot, après la pause déjeuner et le soir avant de partir, par exemple. Vous subirez ainsi moins de stress et votre concentration au travail n’en sera que meilleure. Et dites-vous bien que si un e-mail nécessite une réponse urgente, votre interlocuteur trouvera d’autres moyens de vous contacter.

8. Continuer à utiliser le serveur POP

Vous relevez votre courrier via un logiciel de messagerie ? Etes-vous bien sûr d’utiliser le bon protocole (IMAP) et de ne pas continuer à utiliser l’antédiluvien protocole POP ? A l’inverse de l’IMAP, POP ne permet pas de synchroniser les dossiers de courrier sur tous les supports, web et mobile. Vérifiez donc dans votre logiciel de messagerie que vous utilisez bien le protocole IMAP de votre messagerie.

Pour en savoir plus : Les adresses des serveurs

9. Avoir un mot de passe trop simple

Pourquoi utilisez-vous encore des mots de passe que n’importe quel hacker ou proche peut trouver ou deviner ? Répétons-le encore une fois : pour être un minimum fiable, votre mot de passe doit contenir au minimum des chiffres et des lettres, majuscules et minuscules. Evitez d’utiliser dans votre sésame votre année de naissance : aujourd’hui, tout le monde (ou presque) la connait.

Pour en savoir plus : Choisir un bon mot de passe

10. Utiliser l’e-mail à tout-va

L’e-mail n’est pas l’alpha et l’omega de la communication. Pour discuter, pour envoyer de l’information et des documents, pour partager une idée et avoir des retours, pour planifier un événement ou manager une équipe, l’e-mail n’est pas toujours le moyen de communication idéal. Posez-vous donc toujours la question : est-ce que ne serait pas plus rapide ou efficace si je décrochais mon téléphone ou envoyais un SMS.

Vous voyez d’autres mauvaises habitudes à changer ? Exprimez-vous dans les commentaires !

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8 commentaires

  1. Bonsoir,

    Voilà mes propositions :

    MAUVAISE HABITUDE N°11 : avoir trop de compte de messagerie distincte (simplifiez vous la vie avec le moins de boite de réception possible, une pro et une perso).

    MAUVAISE HABITUDE N°12 : oublier de se désinscrire de ces pubs et autres news letters qu’on ne lit plus… On ne se rend pas service, et bien souvent on ose pas se désinscrire par flême ou pour ne pas vexer l’auteur du blog… Mais il faut aussi savoir que cela n’aide pas les auteurs des sites et blogs concernés de rester inscrit de la sorte, puisque leur mail vont progressivement être identifiés comme spam. Voilà, n’hésitez pas à vous désinscrire systématiquement lorsque nécessaire, c’est bien plus sain pour tout le monde !

    MAUVAISE HABITUDE N°13 (Aïe celle la, je l’ai toujours 😉 : Commencer sa journée en ouvrant sa boîte de de réception… Rien de mieux pour se faire happer pendant des heures !

    MAUVAISE HABITUDE N°14 (j’aime pas trop finir sur 13 🙂 ): Ne pas traiter immédiatement les messages qui nécessitent une action de votre part inférieure à 2 minutes. (Plus tard, c’est souvent synonyme de jamais, ou de longue errance au milieu de centaines d’autres mails du même type…)

    Voilà encore d’accord avec Arobase.org …

    Notre utilisation du « courriel » est belle est bien conditionnée par toute ces petites habitudes que nous avons prises au fil du temps.
    Certaines sont bonnes, voir excellentes !
    Et d’autres sont naturellement perfectibles !

    Enfin, gérer ses courriels est pour beaucoup d’entre nous une activité quotidienne à part entière.
    Alors, si utiliser efficacement l’email semble simple, c’est bien souvent loin d’être aussi facile que cela n’y paraît et cela peut nécessiter de développer tout un tas d’autres compétences dont j’ai commencé à parler ici :
    http://outlookgpsfastoche.fr/apprendre-a-apprendre-email/ (pour les curieuses et curieux, copiez/collez cette adresse dans un nouvel onglet de votre navigateur)

    Voilà pour ma contribution,
    🙂
    @+
    Vincent

  2. Je ne suis pas d’accord avec :

    8. Continuer à utiliser le serveur POP
    « …POP ne permet pas de synchroniser les dossiers de courrier sur tous les supports, web et mobile… »
    c’est justement pour ça que j’utilise POP : je ne désire pas que mon courrier soir synchronisé ailleurs que sur mon ordinateur, je désire avant tout rapatrier mon courrier et l’effacer du serveur : a l’inverse du POP, l’IMAP ne permet pas de conserver les messages uniquement sur son ordinateur et les effacer du serveur.

    10. Le SMS n’est pas l’alpha et l’oméga de la communication, non plus le téléphone portable qui est un produit de la propagande consumériste, qu’il est dangereux d’utiliser dans les lieux publics pour causes d’incivilité et de manque d’attention sur l’espace environnant, et par conséquent de prise de risque sécuritaire, exemple : les personnes au portable dans la rue marchent comme des zombies et se retrouvent sans s’en apercevoir sur la chaussée voire pire au milieu d’un carrefour, mettant en danger d’autre usagers autant qu’elles-mêmes.

  3. Bonjour,

    Je suis vos informations depuis quelque temps maintenant (10 mois). Bravo pour la qualité de vos infos que je trouve très pertinentes et efficaces.

    J’utilise les mails depuis 10 ans environ, usage pro et perso.

    A ce titre, je gère entre 80 et 100 mails/jour.
    Que je traite et archive suivant les impératifs.

    Bilan, je trouve dans votre site des compléments et des petites astuces bien utile à mon usage.

    Je réagis uniquement sur l’info concernant le serveur pop.
    Il est vrai que ce dernier est « préhistorique ».
    Néanmoins il conserve un avantage majeur qui pour moi justifie encore tout son usage.

    – Sa capacité à récupérer l’ensemble des mails et des données sur son client mail, et ne rien laissé sur le serveur, ni sur une autre plateforme ( ce qui est une faille de sécurité majeur).

    Incompatible avec un usage nomade, certes, mais justement il permet de traiter des données confidentielles et sensibles directement sur un poste sécurisé (++) et ainsi ne pas courir le risque de multiplier les sources de dépôt ou d’accès à une information sensible.

    Je recommande donc l’usage du POP dans ce genre de besoin.

    Pour le reste l’IMAP est très pratique.

    Bonne continuation

  4. Utilisation de IMAP.
    Bonjour,
    Pourriez-vous m’indiquer, dans le cas de l’utilisation du serveur IMAP, si la suppression d’un courriel à partir d’un smartphone supprime automatiquement ce courriel du serveur qui se trouve chez le fournisseur d’accès ? Dans l’affirmative, comment le récupérer sur un ordinateur de bureau après plusieurs jours ?
    Merci.
    Salutations.

    • Le courriel supprimé est tout simplement déplacé dans la corbeille. C’est là que vous le trouverez tant que le serveur ne l’a pas définitivement supprimé (généralement au bout de 30 jours).

  5. Bonjour,

    Je trouve très dommage de polluer toutes les communications avec des mots anglais alors que notre langue française contient tout ce qu’il faut.
    Le courriel (courrier électronique) est parfait. Pourquoi vous échinez-vous à fourguer un mot anglais ? ? ? ?
    Plus étrange encore, vous utilisez les deux !

    Merci de prendre de bonnes habitudes, à commencer par LE spécialiste du courriel : Arobase.org

    Merci pour votre attention

    M.M.

    • C’est parce qu’il nous faut bien des synonymes pour ne pas employer le même mot toutes les 2 lignes 😉 Plus sérieusement, allez lire notre dossier E-mail ou courriel qui débat du sujet.

    • courriel, c’est français
      e-mail, c’est de l’anglais
      le choix est vite fait !
      La langue française n’est déjà que trop polluée……..

      il y a les textos aussi …….

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