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10 astuces pour gagner du temps dans Gmail

© Sashkin - Fotolia.comSi vous avez parfois l’impression de passer trop de temps à traiter votre courrier électronique, c’est peut-être que vous n’utilisez pas votre messagerie de façon optimale.

Sur le Web, Gmail met à disposition une série de fonctionnalités, qui, mises bout à bout et utilisées régulièrement, vous permettront d’aller plus vite.

Voici 10 astuces qui vous feront assurément gagner du temps dans Gmail. Les connaissez-vous ?

1. Utiliser les raccourcis clavier

Comme les logiciels et la plupart des webmails, Gmail propose une série de raccourcis clavier pour réaliser rapidement les actions les plus fréquentes. Taper sur la touche c depuis la boîte de réception vous permet de créer un nouveau message, r de répondre, e d’archiver ou # de supprimer. A adopter sans plus attendre !

2. Répondre avec des messages standards

Il vous arrive souvent de répondre de manière standardisée à vos messages ? Pour vous éviter de retaper ou de copier-coller 100 fois le même message, Gmail présente une fonctionnalité Réponses standardisées, activable via les Gmail Labs. Elle vous permettra d’insérer des textes pré-enregistrés en un clic dans vos e-mails.

Utilisation de la réponse standardisée

3. Nettoyer un texte d’un clic

Lorsque vous répondez à un message mise en forme ou copiez un texte formaté (depuis Word ou le Web) et le collez dans un nouveau message Gmail, vous reprenez dans votre message la mise en forme originale. Pour tout mettre au propre et afficher le tout avec la fonte, la couleur et la taille par défaut de Gmail, pas la peine de faire un aller-retour avec l’application bloc-notes : il vous suffit de sélectionner le texte et de cliquer sur le bouton Supprimer la mise en forme.

Supprimer la mise en forme

4. Glisser ou copier-coller les images

Si vous désirez insérer une ou plusieurs images ou photos dans un message et que vous utilisez Firefox ou Chrome comme navigateur, sachez que vous pouvez tout simplement glisser-déposer les fichiers de votre ordinateur dans la fenêtre de composition du message. Vous pouvez aussi effectuer des copier-coller d’images récupérées sur le Web.

5. Afficher davantage de messages sur la page

Pour vous éviter de multiplier les clics pour basculer d’une page à l’autre dans vos listes de messages, vous pouvez demander à Gmail d’afficher davantage d’items sur chaque page. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et sélectionnez Paramètres. Dans l’onglet Général, à la ligne Taille maximale de page, fixez le nombre de conversations par page à 100. Validez en cliquant en bas de la page sur Enregistrer les modifications.

Conversations par page

6. Automatiser les opérations avec les filtres

Si vous répétez tout le temps la même action sur certains messages, les déplacez dans un dossier ou les supprimez, vous avez tout intérêt à automatiser l’opération grâce aux filtres de Gmail. Afficher un message exigeant traitement et cliquez sur la petite flèche en haut à droite. Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la commande Filtrer les messages similaires. Vous créeez alors un filtre en précisant les critères et en définissant les actions associés.

Choix des critères du filtre

Pour en savoir plus : Filtrer les messages

7. Enterrer une discussion

Votre boîte de réception est souvent encombrée par des discussions qui s’éternisent et vous intéressent peu ? Gmail vous permet de les ignorer, c’est à dire de mettre de côté les anciens et futurs messages des conversations. Ceux-ci n’apparaîtront plus dans votre boîte de réception mais dans le dossier Tous les messages : la discussion sera discrètement enterrée.

Pour en savoir plus : Ignorer une conversation

8. Etre averti instantanément de l’arrivée des messages (dans Chrome)

Si vous utilisez Google Chrome pour naviguer et consulter votre boîte Gmail, vous avez la possibilité d’être averti de l’arrivée de nouveaux messages dans votre boîte, par une petite fenêtre s’affichant dans le coin inférieur droit du navigateur.

Notification Gmail

9. Traduire un message en langue étrangère

Vous ne maîtrisez pas bien l’anglais ou d’autres langues mais recevez régulièrmeent des messages en langue étrangère. Pour vous éviter de perdre du temps en déchiffrages incertains, utilisez l’outil de traduction automatique de Gmail. Une fonctionnalité qui s’active via les Gmail Labs.

Traduction automatique

10. Utiliser le moteur de recherche

Vous recherchez un message particulier, dont vous avez oublié la date, l’objet ou l’expéditeur ? N’hésitez pas à utiliser le moteur de recherche de Gmail, accessible en haut de toutes les pages du webmail. Extrêmement puissant et rapide, cet outil accepte de nombreux critères. Très pratique pour trouver une aiguille dans votre botte de foin.

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