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Utiliser la fonction d'archivage automatique d'Outlook

Cette astuce est valable pour Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003 et Outlook 2007

Au fur et à mesure que vous recevez et envoyez de nouveaux e-mails, votre boîte de réception tend à devenir de plus en plus importante. De manière à conserver votre boîte de réception gérable, il peut être nécessaire d’archiver les éléments les plus anciens. La fonctionnalité d’archivage automatique d’Outlook s’occupe de gérer automatiquement ce processus.

L’auto-archivage se lance à intervalles réguliers programmés, en stockant les éléments expirés et en détruisant les fichiers présents dans la corbeille. Par défaut, cette fonctionnalité est active.

Un élément est considéré comme ancien ou expiré quand il est présent dans votre boîte de réception depuis une période de temps donnée, par exemple 6 mois.

Après qu’Outlook ait archivé les éléments, vous pouvez retrouver ceux-ci dans la liste des dossiers, dans l’espace Elément archivés. Si vous ouvrez ce dossier, vous observerez qu’Outlook conserve la même arborescence. Vous pouvez copier ou déplacer des éléments archivés dans leurs dossiers d’origine.

Modifier les paramètres de l'auto-archivage

Pour modifier les paramètres généraux de l'auto-archivage, déroulez le menu Outils et sélectionnez Options.... Affichez l'onglet Autre puis cliquez sur le bouton Archivage automatique (ou Autoarchivage).

Vous pouvez à cet endroit préciser la période entre 2 archivages et définir le lieu de stockage du fichier archive.

Pour déterminer plus finement l'archivage par dossier, il vous faudra, une fois revenu dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez du bouton droit de la souris sur le dossier choisi et de sélectionner Propriétés et d'afficher l'onglet Archivage automatique (ou Autoarchivage).