Savoir répondre à un e-mail

Rédiger et envoyer un mail, c'est bien. Répondre à un courrier, c'est autre chose. Là s'appliquent quelques conventions.

Quand on fait le compte, 50 % des mails que nous envoyons sont en fait des réponses à des mails reçus. Le bouton Répondre doit ainsi être un des plus utilisés dans les webmails et logiciels de messagerie ! Répondre à un message, c'est facile certes. Encore faut-il que vos réponses restent lisibles et compréhensibles.

Dans une réponse à un courrier électronique, il est ainsi d'usage de reprendre tout ou partie du message original de votre correspondant dans ce qu'on appelle une citation. De fait, lorsque vous cliquez sur le bouton Répondre, votre logiciel ou webmail reprend automatiquement le texte de votre correspondant, en le mettant en forme. Mais vous n'êtes pas obligé de reprendre tout le texte de votre correspondant.

Plusieurs options s'offrent en fait à vous :

  • 1. La citation intégrale
    Vous pouvez reprendre intégralement le texte de votre correspondant. Dans ce cas, rédigez votre réponse au début du message et placez la citation à la fin. Cela évitera au destinataire de devoir actionner la souris pour aller chercher votre réponse !

  • 2. Le morceau choisi
    La méthode la plus efficace consiste à ne conserver que la partie du texte à laquelle vous réagissez. Vous évitez ainsi de surcharger le courriel.
    Sachez que dans la plupart des logiciels, si vous sélectionnez une partie du texte de votre correspondant avant de cliquer sur Répondre, seule cette partie de texte est reprise dans la citation.

  • 3. Le saucissonnage
    Si votre message est une réaction détaillée point par point, vous pouvez alterner citations et réponses. Prenez garde cependant que l'ensemble reste lisible.

En général : faites des coupes !

Si le texte de votre correspondant est long, n'hésitez pas à l'alléger.
Si vous êtes un puriste, laissez-y le signe "(…)" ou l'onomatopée "(couic)" à l'endroit de vos coupes.
Une règle tacite voudrait que l'ensemble des citations n'excède pas 50 % dans un message.

Attention au destinataire de la réponse

En cas de réponse à un mail envoyé à plusieurs destinataires, faites la différence entre Répondre à l'auteur du message et Répondre à tous les destinataires. Ca vous évitera de belles bourdes. Posez-vous pour cela la question : à qui est destiné mon message ?

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Mis à jour le 13/09/2013