Bien gérer son courrielOù donner de la tête devant le flot d'e-mails reçus quotidiennement ? Suivez nos conseils pour mieux vous organiser ! |
A consommer avec modération...
Envoyer ou lire des e-mails (ou des SMS)
de manière compulsive diminuerait deux fois plus les capacités
intellectuelles qu'une nuit sans sommeil ou un joint de cannabis !
Les chercheurs de l'institutut de psychiatrie de King's College (Londres)
ont même chiffré
les dégats : une baisse du quotient intellectuel (QI) de 10
points.
Pour en savoir plus
Sur le Web
• Stress lié à l’informatique: des pressions variées, des remèdes possibles [ZDNet.fr, 24/04/07] • La prolifération de comptes email, vecteur de perte d'informations [LeMondeInformatique.fr, 10/07/07] |
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Vous avez l'impression de passer votre temps à lire et à répondre à vos courriers électroniques ? Vous êtes parfois tenté de baisser les bras et d'ignorer les messages qu'on vous envoie ? Il est peut-être temps de mettre de l'ordre dans votre gestion de l'e-mail. Un peu de discipline, de ménage et d'organisation et vous ne considérerez bientôt plus l'e-mail comme un ennemi quotidien. Suivez nos conseils !
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Commencez par faire le ménage
Une
messagerie, c'est comme un domicile : on s'y sent mieux quand tout
est propre et bien rangé. Idéalement, votre boîte
de réception devrait être quasi-vide : supprimez ou
archivez dans des dossiers thématiques les messages que vous
avez déjà lus ou auxquels vous avez répondus. Tentez
par ailleurs de réduire le nombre de courriels reçus.
Vous ne lisez plus certaines 
réservez-vous des plages horaires pour l'e-mail
Un
des premiers travers est d'avoir un oeil constamment rivé à
sa boîte de réception. Or, contrairement à ce que
l'on pourrait penser, le courrier électronique ne nécessite
pas une gestion en temps réel. Réservez-vous donc des
plages horaires pour traiter votre courrier : en arrivant au bureau
le matin, avant la pause déjeuner, en début d'après-midi
ou en fin de journée. Quant à votre e-mail personnel,
une consultation quotidienne devrait suffire. Compartimentez : vous
serez nettement plus efficace et n'aurez plus la sensation d'être
esclave du courriel.
Hierarchisez les courriels
Tous
les e-mails que vous recevez ne sont pas à mettre sur le même
plan. Un message de votre supérieur hiérarchique n'a pas
la même valeur qu'une lettre d'information professionnelle ou
la blague du jour. Et ne doit pas subir le même traitement. Utilisez
donc les règles de messages de votre logiciel de messagerie pour
différencier les e-mails : placez automatiquement les lettres
d'information dans un dossier spécial, les blagues dans un autre.
Ne laissez dans la boîte de réception les e-mails que vous
jugez prioritaires : ceux qui vous sont personnellement adressés
et nécessitent un traitement rapide. Si vous avez du temps, et
seulement dans ce cas, vous pourrez consulter les autres messages.
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Comment établir des règles de messages avec...
Répondez avec efficacité
Tous les messages n'appellent pas une réponse. Si vous êtes
en copie d'un message destiné à d'autres personnes, c'est
généralement pour vous tenir informé, pas pour
récolter votre avis. Evitez donc de consacrer du temps à
une réponse qui n'est pas spécialement attendue et qui
ne fera qu'encombrer la boîte des destinataires. De même,
épargnez-vous les messages creux du type "Ok, bien reçu"
ou "Merci, bon week-end". Privilégiez l'efficacité :
vos collègues et relations sauront vous le rendre. En revanche,
ne laissez pas traîner les messages qui nécessitent une
réponse de votre part.En cas de pétage de plomb...
Complètement débordé ? Ne vous affolez pas. Il y a quelques années, Rafi Haladjian (ex-responsable de FranceNet) racontait qu'à un de ses retours de vacances, il avait supprimé l'ensemble des e-mails reçus pendant son absence. Avec un argument solide : si des messages vraiment importants ou urgents étaient dans le lot, les expéditeurs ne tarderaient pas à se manifester à nouveau, par e-mail... ou par un autre moyen. Relativisez !Des réactions ? D'autres conseils ? !
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Mis à
jour le 24/04/2007 © 1997-2008 Arobase.org Tous droits réservés |
